Was ist ein Notfallplan und wie entwickelt man einen?

Sind Sie für die Entwicklung des Notfallplans Ihrer Organisation verantwortlich?

Erfahren Sie mehr darüber, was ein Notfallplan ist und welche Schlüsselelemente Ihr Unternehmen auf alle Eventualitäten vorbereiten!

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Was ist ein Notfallplan?

Definition eines Notfallplans

Ein Notfallplan besteht aus einer Reihe vordefinierter Verfahren und Maßnahmen, die die spezifischen Maßnahmen beschreiben, die ein Unternehmen ergreifen muss, um wirksam auf eine bestimmte Bedrohung oder ein bestimmtes Risiko zu reagieren (Quelle: Good Practice Guideline des Business Continuity Institute).

Ein Notfallplan wird oft auch als „Notfallplan“ oder „Backup-Plan“ bezeichnet, da er auch als alternative Maßnahme verwendet werden kann, wenn die erwarteten Ergebnisse nicht eintreten.

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Beispiele für Notfallpläne

Notfallpläne können in einer Vielzahl von Kontexten verwendet werden und haben von Organisation zu Organisation viele unterschiedliche Namen, was manchmal zu Verwirrung führen kann.

Hier sind einige Beispiele für Pläne, die als Notfallpläne betrachtet werden können:

• Evakuierungspläne
• Plan für physische Sicherheit
• Plan für Notfallmaßnahmen
• Spezieller Reaktionsplan
• Plan zur Geschäftskontinuität
• Gesundheits- und Sicherheitsplan
• Plan zur Krisenkommunikation
• Plan zur Informationssicherheit

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Warum einen Notfallplan erstellen?

Der Zweck eines Notfallplans besteht darin, sicherzustellen, dass die Organisation bereit ist, wirksam auf unvorhergesehene Situationen zu reagieren. Dies trägt dazu bei, die negativen Folgen eines potenziellen Problems zu minimieren.

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Es gibt viele gute Gründe für einen Notfallplan:
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• Antizipieren Risiken und ergreifen Sie im Voraus Maßnahmen, um sie zu verhindern oder sich an sie anzupassen
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• minimieren Kosten, Verluste und Schäden sowie Verkürzung der Dauer von Störungen, indem sichergestellt wird, dass alle wichtigen Beteiligten ihre Rolle verstehen
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• Beschützen Mitarbeiter und Interessengruppen sowie das Vermögen und der Ruf der Organisation
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• Pflegen Kontrollierte Geschäftskontinuität im Falle eines Vorfalls
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• Treffen Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen in bestimmten Sektoren

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Was sind die Unterschiede zwischen einem Notfallplan und einem Geschäftskontinuitätsplan?

Notfallplanung und Geschäftskontinuitätsplanung werden manchmal als dasselbe verwechselt. Hier ist der Grund.

Gemäß der Norm ISO 22301:2019 besteht ein Business Continuity Plan (BCP) aus dokumentierten Informationen, anhand derer ein Unternehmen auf eine Störung reagieren und die Lieferung von Produkten und die Erbringung von Dienstleistungen gemäß seinen Geschäftskontinuitätszielen wieder aufnehmen, wiederherstellen und wiederherstellen kann.

Notfallplanung ist der Begriff eines „Notfallplans“ für bestimmte Gefahren oder Situationen, wohingegen sich ein Kontinuitätsplan auf eine Reihe flexibler Verfahren bezieht, die an verschiedene Arten von Vorfällen oder Krisen angepasst werden können. Es wird häufig beobachtet, dass nach der Identifizierung bestimmter Probleme bei der Durchführung der Risikoanalyse (der Schritt nach der Geschäftsauswirkungsanalyse) ein genauer Notfallplan erstellt wird.

Beispielsweise wären Kontinuitätspläne erforderlich, um sich auf potenzielle größere IT-Systemausfälle (und nicht insbesondere auf einen Cyberangriff) oder große Naturkatastrophen (und nicht auf ein Erdbeben) vorzubereiten.

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Unser Rat für die Entwicklung eines guten Notfallplans

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1. Analysieren Sie Ihre Umgebung und Ihren Kontext

Einer der ersten Schritte bei der Erstellung eines guten Notfallplans ist die Analyse Ihrer Umgebung und Ihres Kontextes, d. h. Ihrer bevorzugten Produkte und Dienstleistungen sowie der Aktivitäten und Ressourcen, die sie unterstützen. Zu diesem Zweck empfehlen wir die Durchführung einer Business Impact-Analyse. Erfahren Sie mehr mit diesem BCI-zertifizierten Kurs.

2. Richten Sie eine Antwortstruktur ein

Wenn Sie einen Notfallplan entwerfen, müssen Sie auch eine Reaktionsstruktur oder eine Abteilung für das Störfallmanagement einrichten. Je besser Ihre Reaktionsstruktur der Struktur einer Organisation entspricht, desto einfacher wird es sein, sie in die Unternehmenskultur zu integrieren. Sobald Ihre Reaktionsstruktur und Ihre Teams klar festgelegt sind, können Sie Reaktions-, Kommunikations- und Wiederherstellungspläne erstellen, um auf einen Vorfall zu reagieren.

3. Stimmen Sie Ihre verschiedenen Pläne ab

Es ist wichtig, die Kontinuitätspläne und Notfallpläne einer Organisation aufeinander abzustimmen, um eine effektive und kohärente Reaktionsstruktur aufzubauen und aufrechtzuerhalten.

4. Testen Sie Ihren Notfallplan

Übungen sind der beste Weg, um die Wirksamkeit Ihrer Pläne zu überprüfen und den Grad der Vorbereitung Ihrer Teams zu überprüfen. Sie ermöglichen es Ihnen auch, Ihre Strategien und Praktiken zu optimieren.

5. Automatisieren Sie Ihr Kontinuitätsprogramm

Sie können die Effizienz erheblich steigern, indem Sie Ihr Business Continuity-Programm mit Spezialsoftware wie ParaSolution, unserer preisgekrönten Software für Kontinuitätsmanagement und organisatorische Resilienz, automatisieren.

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