COVID-19: Bewährte Verfahren (2020)

Erfahren Sie mehr über die Entwicklung der COVID-19-Pandemie im Zusammenhang mit Problemen mit der Geschäftskontinuität (von Januar 2020 bis Juni 2020)

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Die Experten von Premier Continuum haben fünf Best-Practice-Broschüren zum Umgang mit der Pandemie zusammengestellt.

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Best Practice Ausgabe #1 — Das Virus

31. Januar 2020

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Das neue Virus hatte seinen Ursprung im Dezember in Wuhan, Zentralchina. Wie SARS wird es zwischen Menschen übertragen und führt zu schweren Atemproblemen. Dieses neue Virus mit dem Namen 2019 nCoV hat eine Inkubationszeit von bis zu zwei Wochen und eine Ansteckung ist während der Inkubationszeit möglich, noch bevor Symptome auftreten. Wissenschaftler haben das Coronavirus erfolgreich im Labor repliziert, was sie als entscheidenden Fortschritt im Kampf gegen die anhaltende virale Lungenentzündungsepidemie bezeichnen. Die Weltgesundheitsorganisation teilte am Donnerstag mit, dass die Epidemie ein internationaler Notfall ist, forderte jedoch, dass Reisen und Handel mit China nicht eingeschränkt werden. Laut Public Health Canada ist das Risiko in Kanada nach wie vor gering.

Fallverfolgung

Laut Le Monde vom 29. Januar 2020

• 213 Todesfälle, Sterblichkeit gibt es nur in China
• 9.925 bestätigte Kontaminationsfälle
• 3 bestätigte Kontaminationsfälle in Kanada

Bewährte Verfahren zur Geschäftskontinuität

Verwaltung von Geschäftskontinuitätsplänen

• Kontakte aktualisieren (Manager, Mitarbeiter, Lieferanten)
• Validieren Sie Business Continuity-Lösungen, die angewendet werden können

Überwachung

• Überwachen Sie die Situation und berichten Sie, was neu ist
• Beurteilen Sie die zu ergreifenden Präventionsmaßnahmen

Reisen

• Überprüfen Sie die Reiserichtlinien nach den besuchten Regionen
• Überprüfen Sie gegebenenfalls die Optionen für Telearbeit

Bewusstsein

• Beurteilen Sie die Notwendigkeit, zu kommunizieren, um die Mitarbeiter zu beruhigen
• Wenn es die Zeit erlaubt, führen Sie eine Tischübung durch

Nachrichten für die Kommunikation in Ihrer Organisation

Das Business Continuity-Programm der Organisation hält Ausschau nach Neuigkeiten im Zusammenhang mit diesem neuen Virus, und alle notwendigen Vorkehrungen werden zu gegebener Zeit getroffen.

Alle Mitarbeiter werden aufgefordert, die Behörden zu informieren, wenn sie Kontakt zu jemandem aus der Region Wuhan mit grippeähnlichen Symptomen hatten.

Grundlegende Hygienemaßnahmen und Atemwegetikette werden empfohlen.

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Greifen Sie auf ein Übersicht der Infektionen nach Ländern hier.
Auschecken Das Informationsblatt von Health Canada finden Sie hier.

Weitere Tipps zum Umgang mit dieser Situation im Rahmen Ihres Business Continuity-Programms finden Sie unter diskutieren Sie mit einem unserer Kontinuitätsexperten.

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Best Practice-Ausgabe #2 — Warnung, Vorbereitung und Aktualisierung der Pläne

4. März 2020

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COVID-19 hat seinen Ursprung im Dezember 2019 in China und verbreitet sich trotz umfangreicher Einschränkungen in mehreren Ländern. Um die Ausbreitung einzudämmen, werden die folgenden Hygienemaßnahmen empfohlen: routinemäßiges Händewaschen und bei Auftreten von Symptomen zu Hause bleiben. Es kann bis zu 14 Tage dauern, bis die Symptome nach dem Kontakt mit COVID-19 auftreten. Menschliche Coronaviren infizieren Nase, Rachen und Lunge. Sie breiten sich am häufigsten aus:

• durch Atemtröpfchen, die entstehen, wenn eine infizierte Person hustet oder niest;
• durch engen persönlichen Kontakt, z. B. durch Händedruck mit einer infizierten Person;
• indem Sie eine infizierte Oberfläche berühren und dann Ihren eigenen Mund, Ihre Nase oder Ihre Augen berühren, bevor Sie sich die Hände waschen.

Es gibt noch keinen Impfstoff gegen COVID-19. In den meisten Fällen erholen sich infizierte Menschen von selbst.

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Richtlinien für die Reflexion

(Bei diesen Maßnahmen werden Operationen in einer Region berücksichtigt, in der es keinen nennenswerten Ausbruch gibt.)

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Koordination

• Aktualisierung der Reaktionsstruktur und Einrichtung eines Überwachungssystems;
• Beachten Sie die Eskalationsstufen und Wirkungsschwellen;
• Führen Sie Aufzeichnungen über Entwicklungen und Maßnahmen.

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Pläne zur Kontinuität

• Validierung und Kommunikation von Telearbeitslösungen;
• Bestätigen Sie priorisierte Aktivitäten, diejenigen, die ausgesetzt werden könnten, und Mitarbeiter, die Unterstützung anbieten könnten;
• Überdenken Sie die Notwendigkeit, Aktivitäten/Veranstaltungen mit vielen Teilnehmern abzuhalten;
• Wenden Sie sich an wichtige Lieferanten, um ihre Bereitschaft zu überprüfen und die Auswirkungen der Situation auf die Lieferkette abzuschätzen.

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Personalwesen und Kommunikation

• Überprüfung der Personalpolitik als Reaktion auf eine Pandemie;
• Einrichtung eines Mechanismus zur Überwachung des Status der Mitarbeiter über ein Informationszentrum (gemeinsames Postfach);
• Bereitstellung psychologischer Hilfe für Mitarbeiter;
• Hängen Sie Plakate auf, auf denen die Mitarbeiter aufgefordert werden, grundlegende Hygienemaßnahmen einzuhalten;
• Bereiten Sie Kommunikationsvorlagen für Mitarbeiter, Kunden und andere Interessengruppen auf der Grundlage der Eskalationsstufen vor.

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Gebäude

• Legen Sie das Reinigungs-, Isolations- und Rückkehrprotokoll für einen Mitarbeiter mit Symptomen fest;
• Erhöhen Sie die Reinigungsmaßnahmen wie das Waschen von Türgriffen, Tastaturen, Schreibtischen und Cafeteria-Tischen, Telefonen, Toiletten, Aufzugsknöpfen, Kaffeemaschinen usw.

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Reisen

• Überprüfen Sie die Reiserichtlinien und -kriterien, abhängig von den besuchten Regionen und deren Bedeutung;
• Informieren Sie Reisende darüber, was zu tun ist.

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Um Ihre Vorbereitung mit einem unserer Kontinuitätsexperten zu besprechen oder ParaSolution zu nutzen, um das Management der Situation zu erleichtern, wenden Sie sich bitte an kontaktiere uns.

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Best-Practice-Ausgabe #3 — Mobilisierung und Krisenmanagement

24. März 2020

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Im Folgenden finden Sie einige zusätzliche Richtlinien, die die Entwicklung der Situation berücksichtigen.

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Koordination

• Sorgen Sie dafür, dass Sie und Ihre Teams ausreichend Ruhe bekommen;
• Führen Sie Aufzeichnungen über Entwicklungen und Maßnahmen;
• Zentralisieren Sie die Entscheidungsfindung;
• Modellieren und analysieren Sie die prognostizierten Auswirkungen;
• Konzentrieren Sie sich auf die Mission Ihres Unternehmens und denken Sie langfristig, einschließlich der Chancen, die die neue Normalität nach der Pandemie mit sich bringen könnte.

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Personalwesen und Kommunikation

• Überprüfen Sie die Personalpolitik, sobald sich die Situation entwickelt, und teilen Sie sie den Mitarbeitern mit;
• Einrichtung eines Mechanismus zur Überwachung des Status der Mitarbeiter durch ein Informationszentrum;
• Bereitstellung psychologischer Hilfe für Mitarbeiter;
• Halten Sie Mitarbeiter, Kunden und andere Interessengruppen über die geltenden Maßnahmen auf dem Laufenden;
• Bereiten Sie Nachrichten im Voraus vor und nutzen Sie vorhandene Kanäle, um die Kommunikation zu beschleunigen;
• Sorgen Sie für eine Verbindung zwischen den Teams, indem Sie Technologie nutzen und regelmäßige Besprechungen planen.

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Reisen

• Vermeiden Sie Reisen, einschließlich Besuche bei Kunden und Partnern.

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Die gewonnenen Erkenntnisse und das Feedback müssen dokumentiert werden, um die Widerstandsfähigkeit der Gemeinschaft zu erhöhen. Es ist wichtig, die gesamte Intervention, einschließlich der guten und schlechten, ordnungsgemäß zu dokumentieren. Es wird unsere gemeinsame Widerstandsfähigkeit erhöhen.
- Yannick Hemond, Professor Resilienz, Risiken und Katastrophen, Institut für Geographie, UQAM

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Gebäude

• Beschränken Sie den Zugang zur Cafeteria und zu den öffentlichen Bereichen;
• Vergewissern Sie sich, dass das Protokoll für die Reinigung, Isolierung und Rückkehr eines Mitarbeiters mit Symptomen nach Hause vorliegt.

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Pläne zur Kontinuität

• Bestätigen Sie priorisierte Aktivitäten, solche, die ausgesetzt werden können, und Mitarbeiter, die Unterstützung anbieten können, wenn: die Verfügbarkeit des Personals abnimmt, aufgrund von Schwierigkeiten beim Verbindungsaufbau aus der Ferne oder zur Einschränkung der Reisekosten erforderlich ist;
• Stellen Sie sicher, dass Sie aus der Ferne und vor Ort in Bezug auf Technologiesysteme eingreifen können. Im Falle von Problemen wird Ihnen die Regierung von Québec die Ausreise gestatten. Dies kann in Ihrer Provinz/Ihrem Bundesstaat der Fall sein;

• Wenn Sie wichtige Aktivitäten ausführen und an Ihren Arbeitsplatz gehen müssen, sollten Sie erwägen, die Teammitglieder entweder innerhalb desselben Gebäudes, an verschiedenen Orten oder im Wechsel zwischen der Arbeit im Büro und zu Hause zu trennen;
• Falls die letzte Option ausgewählt wird, stellen Sie sicher, dass Sie zwischen den Personalwechseln eine gründliche Reinigung durchführen.
• Wenn einige Mitarbeiter mit infizierten oder gefährdeten Personen in Kontakt kommen, ergreifen Sie zusätzliche Schutz- und Reinigungsmaßnahmen und erwägen Sie, sie von anderen zu isolieren;
• Wenden Sie sich an Ihre wichtigsten Lieferanten, um deren Status zu überprüfen und die Auswirkungen auf Ihre Lieferkette zu bewerten.

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Finanzen

• Stellen Sie sicher, dass Sie über den entsprechenden Cashflow verfügen;
• Wenn die Regierung die Schließung von Arbeitsplätzen anordnet, überprüfen Sie in Ihrer Versicherungspolice, ob Sie Ihren Versicherungsschutz für Betriebsunterbrechungen geltend machen können, sofern Sie ihn abonniert haben.

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Um Ihre Vorbereitung mit einem unserer Kontinuitätsexperten zu besprechen oder ParaSolution zu nutzen, um das Management der Situation zu erleichtern, wenden Sie sich bitte an kontaktiere uns.

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Best-Practice-Ausgabe #4 — Über Resilienz

27. April 2020

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Wir können das Licht am Ende des Tunnels sehen und Organisationen sollten mit der Planung der „Rückkehr zur Normalität“ beginnen. Die folgenden Richtlinien bauen auf den bereits veröffentlichten auf.

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Resiliente Unternehmen zeichnen sich durch drei Aspekte aus:
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1. Sie sind pragmatisch, stellen sich der Realität und fallen keinem übertriebenen Optimismus zum Opfer;
2. Sie besitzen starke Wertesysteme, die einer Umgebung Bedeutung verleihen und Möglichkeiten bieten, Ereignisse zu interpretieren und zu gestalten;
3. Sie sind einfallsreich und wissen, wie sie ihre Stärken einsetzen können, um neue Lösungen für ungewöhnliche Situationen zu entwickeln, denen sie begegnen.
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- Coutu L.D., „How Resilience works“, Harvard Business Review, Band 80, Nr. 5, 2002, S. 46-55.

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Koordination

• Sorgen Sie dafür, dass Sie und Ihre Teams ausreichend Ruhe bekommen;
• Führen Sie Aufzeichnungen über Entwicklungen und Maßnahmen;
• Festlegung von Triggerpunkten und eines Zeitplans für die Wiederaufnahme des Betriebs, einschließlich Anweisungen der Behörden;
• Erstellen Sie einen Aktionsplan zur Wiederaufnahme des Betriebs;
• Führen Sie eine Nachbesprechung mit den wichtigsten Akteuren durch und erstellen Sie einen Obduktionsbericht;
• Stellen Sie sicher, dass die identifizierten Maßnahmen umgesetzt und die Reaktionspläne angepasst werden und für eine nächste Welle bereit sind.

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Geschäftskontinuität

• Stellen Sie fest, ob Aktivitäten eingestellt wurden, in welcher Reihenfolge und innerhalb welcher Frist sie wieder aufgenommen werden müssen;
• Wenn Sie ins Büro zurückkehren müssen, legen Sie fest, in welcher Reihenfolge dies geschehen muss und ob diese Maßnahmen gestaffelt werden sollen;
• Beurteilen Sie für jede Aktivität, ob die Arbeitsbelastung bei der Wiederaufnahme des normalen Betriebs zunehmen wird, organisieren Sie, wie der Rückstand behoben wird, und ermitteln Sie, ob zusätzliche Ressourcen erforderlich sind;
• Wenden Sie sich an Ihre wichtigsten Lieferanten, um deren Wiederaufnahmeplan und Betriebsgeschwindigkeit zu überprüfen und die Auswirkungen auf Ihre Lieferkette abzuschätzen;
• Demobilisieren Sie Wiederherstellungsstandorte, überprüfen Sie die Informationssicherheitsprotokolle und stellen Sie fest, ob der Fernzugriff gesperrt wird (Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten).

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Gebäude und Vermögen

• Stellen Sie fest, welche Anpassungen des Arbeitsbereichs erforderlich sind, um den Anforderungen an soziale Distanzierung und Hygiene gerecht zu werden;
• Beurteilen Sie, ob Gebäude aus gesundheitlicher und sicherheitstechnischer Sicht (z. B. Lüftung, Reinigung) nach einer geringen Belegung wieder bezugsbereit sind;
• Legen Sie die Richtlinien für Geräte fest, die Mitarbeiter mit nach Hause nehmen durften, und bestätigen Sie die Verfügbarkeit vor Ort;
• Stellen Sie fest, ob Besucher zugelassen werden;
• Kommunizieren Sie die geltenden Protokolle zur Reinigung, Isolierung und Rücküberweisung von Mitarbeitern mit Symptomen nach Hause

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Operative Belastbarkeit und Finanzen

• Überlegen Sie, wie die „neue Normalität“ es Ihnen ermöglichen kann, sich von Ihren Mitbewerbern abzuheben.
• Untersuchen Sie mögliche Chancen, die sich aus Ihrer neuen betrieblichen Realität ergeben, einschließlich der weiteren Integration von Telearbeit und Digitalisierung;
• Analysieren Sie die finanziellen Auswirkungen, erfassen Sie alle angefallenen Ausgaben, erstellen Sie Prognosen und stellen Sie sicher, dass ein ausreichender Cashflow verfügbar ist;
• Beantragen Sie finanzielle Erleichterungen, die Sie möglicherweise von Regierungen erhalten;
• Bearbeiten Sie gegebenenfalls alle Versicherungsansprüche.

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Personalwesen und Kommunikation

• Stellen Sie fest, wie viel Prozent der Mitarbeiter bereit sind, ihre normalen Geschäftsfunktionen wahrzunehmen (d. h. gesund oder krank, zur Arbeit verfügbar oder sich um Angehörige zu kümmern oder andere Aufgaben zu übernehmen);
• Überprüfen Sie die Personalpolitik in Bezug auf Mitarbeiter, die aufgrund der Situation zusätzliche Arbeit hatten, und bieten Sie psychologische Unterstützung an;
• Überlegen Sie, wie der „Esprit de Corps“ wiederhergestellt werden kann, wenn Mitarbeiter vorübergehend entlassen wurden;
• Planen Sie die Rekrutierung, falls Mitarbeiter nach ihrer Entlassung nicht zurückkehren;
• Informieren Sie alle Ihre Stakeholder über Ihren Wiederaufnahmeplan;
• Kommunizieren Sie angemessene soziale Distanzierungs- und Hygienemaßnahmen;
• Halten Sie im Falle von Symptomen die Quarantäneprotokolle ein.

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Reiserichtlinie für Unternehmen

• Erwägen Sie, Besuche bei Kunden/Partnern zuzulassen und die Protokolle zu klären;
• Legen Sie die Kriterien fest, um Reisen zu ermöglichen.

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Best-Practice-Ausgabe #5 — Überprüfungsprozess nach einem Vorfall

23. Juni 2020

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Berichte nach Vorfällen helfen dabei, stärkere, vielseitigere, diskussionsorientierte Teams aufzubauen und bewährte Verfahren zu fördern.

Zu berücksichtigende Fragen:

• Was hast du in den letzten drei Monaten gelernt?
• Was hat Ihre Organisation in den letzten drei Monaten gelernt?
• Haben Sie Ihre Kontinuitätsziele erreicht?
• Wie effektiv war Ihre Antwortstruktur?
• Wie kann es verbessert werden?
• Hatten Sie einen speziellen Plan für diese Art von Bedrohung, und wurde er verwendet/wirksam? Wenn ja, wie muss er angepasst werden?

Elemente eines umfassenden Berichts nach einem Vorfall:

• Kontext
• Chronologie der Ereignisse
• Erkenntnisse und Empfehlungen
• Prozess, der zu einem Aktionsplan und zur Weiterverfolgung der Empfehlungen führen wird
• Angehängte Dokumente (Ereignisprotokolle, Telefonanrufaufzeichnungen, Memos usw.)

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Obwohl wir die Aufmerksamkeit der obersten Ebenen der Organisation auf uns richten, sollten wir untersuchen, wie vorübergehende Maßnahmen als Reaktion auf die Pandemie einen Wert und Nutzen haben, der über COVID-19 hinausgeht. Es mag bedeuten, die normale Business-Continuity-Komfortzone zu verlassen, um zu zeigen, wie Behelfslösungen und Maßnahmen zur Kontinuität organisatorische Vorteile für Bereiche wie Produktivität und Wohlbefinden der Mitarbeiter bringen können, aber dieser Schritt lohnt sich auf jeden Fall.
- Tim Janes Hon FBCI, Vorsitzender des BCI, Coronavirus — Ein Bericht zur Reaktion auf eine Pandemie, Mai 2020

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Die wichtigsten Erfolgsfaktoren eines Überprüfungsprozesses nach einem Vorfall:

• Die Hauptziele sind das Erlernen und Verbessern von Praktiken
• Halte es respektvoll
• Die Fakten müssen objektiv dargestellt werden
• Jeder muss zur Teilnahme ermutigt werden
• Richten Sie ein Verfahren für die Dokumentation ein
• Der Prozess muss in einem Bericht enden, der Verbesserungsvorschläge und Empfehlungen enthält.
• Festlegung eines Verfahrens zur Weiterverfolgung und Umsetzung der Empfehlungen

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Ein paar zusätzliche Elemente, die es zu berücksichtigen gilt:

• Aktualisieren Sie und führen Sie ein Ereignisprotokoll der seit Beginn ergriffenen Maßnahmen
• Verwenden Sie das Dokument „Pandemie-Chronologie“ (besprechen Sie dies mit Ihrem Premier Continuum-Berater), um einen Überblick über die von Regierungen und Ihrer Organisation ergriffenen Maßnahmen zu erhalten
• Führen Sie die Überprüfung nach einem Vorfall nach Themen durch: Koordination, Personal und Kommunikation, Gebäude und Anlagen, Reiserichtlinien und -verfahren, Finanzen, Geschäftskontinuität und organisatorische Widerstandsfähigkeit
• Lesen Sie frühere PCI-Dokumente zu bewährten Verfahren
• Erstellen Sie einen Aktionsplan für eine mögliche zweite Welle auf der Grundlage der Empfehlungen aus dem Bericht nach dem Vorfall
• Überprüfen Sie Ihre Strategien und aktualisieren Sie Ihre Kontinuitätspläne, um der neuen Normalität Rechnung zu tragen

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Um eine lernende Organisation zu werden und zu bleiben:

• Treten Sie einen Schritt zurück
• Überprüfung der vorgeschlagenen Maßnahmen: Was hat funktioniert, was muss verbessert werden, was könnte in anderen Ausnahmesituationen nützlich sein
• Verstehe deine Erfolge und Misserfolge
• Informationen effektiv kommunizieren
• Überprüfe deine Entscheidungsstruktur
• Konzentrieren Sie sich auf die Stärken Ihrer Teammitglieder

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Um Ihre Vorbereitung mit einem unserer Kontinuitätsexperten zu besprechen oder ParaSolution zu nutzen, um das Management der Situation zu erleichtern, wenden Sie sich bitte an kontaktiere uns.

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