Notfallmanagement: Wie eine Organisation mit mehreren Standorten die Genauigkeit ihrer Notfallinformationen um 80 % steigerte

Die Herausforderung: Koordinierung der Notfallreaktion an mehreren Standorten

Eine kanadische Organisation des öffentlichen Sektors mit mehreren Standorten benötigte eine konsistentere und zuverlässigere Methode für das Notfallmanagement. Jeder Standort hatte eigene Risiken, Personalstrukturen, Verfahren und betriebliche Abhängigkeiten.

Obwohl standortspezifische Notfallpläne erforderlich waren, wurden die Informationen in unterschiedlichen Formaten, Systemen und an verschiedenen Orten verwaltet, wobei sich die Strukturen und Aktualisierungspraktiken von Standort zu Standort unterschieden. Dies erschwerte es, die Konsistenz und Aktualität von Verfahren, Kontaktinformationen und Zuständigkeiten im gesamten Unternehmen sicherzustellen. Änderungen bei Personal, Rollen oder Standortzuweisungen erforderten oft Aktualisierungen in mehreren Dokumenten und Listen, was das Risiko veralteter oder widersprüchlicher Informationen im Notfall erhöhte.

Während eines Vorfalls benötigten die Teams sofortigen Zugriff auf die für ihren Standort und ihre Rolle relevanten Verfahren, Verantwortlichkeiten und Kontakte. Zudem mussten sie sicherstellen, dass die richtigen Einsatzkräfte identifiziert und auf Basis der aktuellsten verfügbaren Organisationsdaten mobilisiert wurden.

Kritische Informationen mussten zudem jederzeit vor Ort verfügbar sein, auch wenn keine Netzwerk- oder Internetverbindung verfügbar war.

Die Herausforderung bestand daher aus zwei Teilen: Jeden Standort in die Lage zu versetzen, effektiv auf seine spezifischen Bedingungen zu reagieren und gleichzeitig präzise Informationen, koordinierte Aktivierung und unternehmensweite Transparenz zu gewährleisten.

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Der Ansatz: Notfallpläne in die Tat umsetzen

Das Unternehmen zentralisierte seine Notfallinformationen in ParaSolutionund strukturierte Pläne sowie Verfahren nach Standort, Szenario, Risiko, Rolle und Verantwortlichkeit.

Anstatt sich auf statische Dokumente und separat gepflegte Kontaktlisten zu verlassen, etablierte das Unternehmen eine einheitliche Struktur für das Management von Notfallinformationen über alle Standorte hinweg. Die Integration mit den unternehmenseigenen HR- und ERP-Systemen trug dazu bei, Informationen zu Einsatzkräften, organisatorischen Zuweisungen und Notfallteams stets mit den aktuellen Unternehmensdaten abzugleichen, wodurch die Abhängigkeit von manuellen Aktualisierungen einzelner Pläne und Kontaktlisten verringert wurde.

Während eines Vorfalls konnten die Einsatzkräfte:

• Auf standort-, rollen- und szenariospezifische Verfahren zugreifen
• Die zuständigen Einsatzkräfte und Notfallteams identifizieren
• Gezielte Benachrichtigungen auslösen
• Schritt-für-Schritt-Anleitungen und zugewiesene Maßnahmen befolgen
• Vorfallinformationen und Reaktionsmaßnahmen dokumentieren
• Über die mobile Anwendung auf kritische Informationen zugreifen

Wenn keine Netzwerk- oder Internetverbindung verfügbar war, konnten die Einsatzkräfte weiterhin Abruf kritischer Verfahren, Kontaktinformationen und Handlungsanweisungen über Offline-Zugriff.

Sobald die Verbindung wiederhergestellt war oder ein Mobilfunknetz zur Verfügung stand, konnten die Teams ihre Aktivitäten, die eine Internetverbindung erforderten, fortsetzen.

Auf organisatorischer Ebene boten Dashboards und Berichte den Verantwortlichen einen nahezu in Echtzeit verfügbaren Überblick über die Aktivitäten an allen betroffenen Standorten, was die Lageübersicht stärkte und es jedem Standort ermöglichte, seine lokalen Anforderungen bei der Reaktion zu steuern.

Anschließend wurden Übungen durchgeführt, um den Zugriff für Einsatzkräfte, Aktivierungsprozesse und Notfallverfahren zu validieren. Die gewonnenen Erkenntnisse flossen in das Reaktionskonzept ein und unterstützten so eine kontinuierliche Verbesserung und eine höhere Konsistenz über alle Standorte hinweg.

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Die Ergebnisse: Eine präzisere, gezieltere und koordiniertere Notfallreaktion

Der Unterschied wurde bei nachfolgenden Übungen deutlich. Die Einsatzkräfte mussten sich nicht mehr auf verstreute Dokumente verlassen oder mühsam klären, welche Informationen aktuell waren. Da Pläne, Zuständigkeiten und Kontaktdaten nun zentral zusammengeführt waren, konnten sich die Teams auf die jeweilige Situation konzentrieren und deutlich souveräner agieren.

Durch die Verfeinerung des Reaktionskonzepts verbesserte sich die Genauigkeit der Einsatzdaten um 80 %. Bessere Informationen ermöglichten zudem eine schnellere Mobilisierung: Die Zeit, die benötigt wurde, um das passende Einsatzteam zu identifizieren und zu alarmieren, wurde um 40 % reduziert.

Diese Verbesserung wirkte sich auch auf die Durchführung aus. Während der Übungen konnten 90 % der Einsatzkräfte erfolgreich auf Notfallpläne zugreifen und vordefinierte Abläufe abschließen. Und selbst bei Verbindungsunterbrechungen blieben wichtige Anweisungen über mobile und Offline-Zugriffe verfügbar, sodass die Teams weiterarbeiten konnten, ohne auf die Wiederherstellung der Systeme warten zu müssen.

Die gleichen Informationen, die während der Reaktion erfasst wurden, verschafften den Führungskräften einen klareren Überblick über die Geschehnisse an den verschiedenen Standorten und erleichterten die Nachbereitung. Berichte nach Vorfällen wurden innerhalb von drei Tagen fertiggestellt, wodurch jede Reaktion zu einer Gelegenheit wurde, die nächste weiter zu verbessern.

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Kundenperspektive

„ParaSolution zeichnet sich dadurch aus, dass Pläne für Geschäftskontinuität und Notfallmaßnahmen einfach zu verwalten, zu aktualisieren und von überall abrufbar sind. Ich finde es großartig, wie einfach es ist, Notfallpläne schnell zu erstellen, zu aktualisieren und zu teilen.“

—Berater, IT-Branche