Aufrechterhaltung kritischer Kommunikation bei Ausfall der Primärsysteme
Wichtigste Ergebnisse
90 % des kritischen Personals innerhalb von 4 Minuten erreicht, trotz Ausfalls der primären Kommunikationssysteme
Abteilungsspezifische Benachrichtigungen innerhalb von 10 Minuten durch zugewiesene Teamleiter gestartet
Keine manuelle Konsolidierung zur Identifizierung betroffener Mitarbeiter und Stakeholder erforderlich
80 % Mitarbeiterbeteiligungsquote bei Sensibilisierungsschulungen, gemessen durch aktive Rückmeldungen
Zusammenfassung
Die Herausforderung: Kommunikation, wenn auf Primärsysteme kein Verlass mehr ist
Ein etabliertes kanadisches Versicherungsunternehmen wandte sich 2025 an ParaSolution, um seine Fähigkeit zur Aufrechterhaltung kritischer Kommunikation bei größeren Störungen zu stärken, nachdem es 2024 zu einem kurzen Ausfall gekommen war.
Die Störung verdeutlichte, wie wichtig es ist, Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten schnell zu informieren während eines Vorfalls. Zudem wurde eine kritische Schwachstelle aufgedeckt: Ein Cyberangriff, ein Technologieausfall oder ein anderer betrieblicher Zwischenfall könnte die unternehmenseigenen E-Mail- und Kollaborationsplattformen genau dann unbrauchbar machen, wenn sie am dringendsten benötigt werdenDie Organisation benötigte daher eine unabhängige Kommunikationsmöglichkeit, die auch außerhalb ihrer primären IT-Umgebung einsatzfähig bleibt.
Neben einem alternativen Kanal musste sie schnell erkennen, wer betroffen war, und die richtigen Personen mit den richtigen Informationen erreichen, basierend auf deren Abteilung, Standort oder Rolle.
Der Ansatz: Aufbau einer unabhängigen und dezentralen Kommunikationsfähigkeit
Die Organisation implementierte die Notfallbenachrichtigungsfunktionen von ParaSolution als alternativen Kommunikationskanal, der unabhängig von der primären Unternehmensumgebung agiert und bei Ausfall der Hauptsysteme während eines Vorfalls für Redundanz sorgt.
Zunächst wurden Mitarbeiter- und Organisationsdaten aus den internen Stammdatensystemen mit ParaSolution synchronisiert, wodurch die Reaktionsteams Zugriff auf aktuelle Kontakt-, Standort- und Organisationsdaten erhielten. Im Ernstfall ermöglichte dieser Ansatz der Organisation, betroffene Mitarbeiter und Stakeholder zu identifizieren, ohne Informationen manuell aus verschiedenen Quellen zusammenführen zu müssen.
Die Kommunikationsverantwortung wurde zudem auf 50 geschulte Teamleiterverteilt. Anstatt sich auf ein einziges zentrales Reaktionsteam zu verlassen, konnten die benannten Führungskräfte Benachrichtigungen für ihre eigenen Abteilungen auslösen und so die direkt von einem Ereignis betroffenen Personen erreichen.
Über ParaSolution wurden Benachrichtigungen so konfiguriert, dass sie über mehrere Kanäle zugestellt werden, darunter SMS, E-Mail und Telefon, was eine Alternative bot, wenn die primären Unternehmenssysteme nicht verfügbar waren. Zudem erstellte die Organisation vorab Benachrichtigungsvorlagen, damit die Reaktionsteams im Ernstfall schneller konsistente Informationen versenden konnten.
Die Ergebnisse: 90 % des kritischen Personals innerhalb von 4 Minuten erreicht
Dieser Ansatz wurde direkt auf die Probe gestellt, als die primären Kommunikationssysteme ausfielen.
Innerhalb der ersten vier Minuten nach Aktivierung waren bereits 90 % des kritischen Personals über die Multi-Channel-Notfallbenachrichtigungsfunktion von ParaSolution erreicht.Zugewiesene Teamleiter konnten zudem innerhalb von 10 Minuten Benachrichtigungen auf Abteilungsebene starten, was eine schnellere und dezentralere Reaktion ermöglichte.
Da die Informationen zu Mitarbeitern und Stakeholdern bereits synchronisiert und strukturiert waren, war keine manuelle Zusammenführung erforderlich, um festzustellen, wer kontaktiert werden musste.
Das Unternehmen erreichte zudem eine Mitarbeiterbeteiligungsquote von 80 % bei den Sensibilisierungsschulungen, gemessen anhand der Umfrageergebnisse. Dies zeigt, dass die Mitarbeiter die Kommunikation nicht nur empfingen, sondern sich auch aktiv mit dem Prozess auseinandersetzten. Zusammengenommen belegen diese Ergebnisse, dass das Unternehmen schnelle, zielgerichtete und koordinierte Krisenkommunikation aufrechterhalten konnte, selbst wenn die primären Systeme nicht verfügbar waren.
Anstatt sich auf eine einzige Kommunikationsumgebung zu verlassen, etablierte das Versicherungsunternehmen ein widerstandsfähigeres Modell, bei dem die richtigen Personen identifiziert, erreicht und informiert werden konnten, wenn auf die normalen Kommunikationskanäle kein Verlass mehr war.
Kundenperspektive
Auf die Frage, was ParaSolution von anderen ähnlichen Produkten unterscheidet, antwortete ein Endanwender innerhalb des Unternehmens stolz:
„Sehr intuitive, integrierte Formulare und Massenbenachrichtigungsfunktion“
— Berater und Endanwender von ParaSolution, Banken- und Versicherungswesen
Quelle: SoftwareReviews