Business Continuity in der Unternehmenskultur verankern: Einblicke eines BCM-Experten

Kontinuität in der Organisationskultur verankern ist eine Kunst

Im Rahmen unserer Insights-Webinarreihe hielt die Expertin Margaret Millett, erfahrene Business-Continuity-Spezialistin und BCI-Instruktorin, eine ebenso großzügige wie inspirierende Präsentation zur Professional Practice 2 (PP2) des Business Continuity Management Systems des Business Continuity Institute (BCI).

Weit entfernt von einem rein technischen Vortrag darüber, wie eine Business Impact Analyse oder eine Risikoanalyse durchzuführen ist, sprach sie über das, was ein Continuity-Programm wirklich zum Leben erweckt: die Menschen.

Mit über 30 Jahren Erfahrung im Bereich organisationale Resilienz in Technologie- und Finanzdienstleistungsunternehmen der Fortune 300 erinnert uns Margaret an eine zentrale Wahrheit: Kontinuität lässt sich nicht in die Unternehmenskultur hineinzwängen – sie muss angenommen werden.

Lesen Sie weiter, um drei wertvolle Erkenntnisse von Margaret Millett zu entdecken, oder sehen Sie sich das Webinar hier on demand an.

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Drei Säulen für die erfolgreiche Verankerung von Continuity

1. Sie sind die Sprecherin oder der Sprecher Ihres Programms

Gleich zu Beginn ihres Webinars fordert Margaret dazu auf, die eigene Komfortzone zu verlassen. Auch wenn „Verkaufen“ nicht zu Ihren natürlichen Stärken gehört, ist es notwendig. Sie müssen Ihr Programm verkaufen, darüber sprechen, es sichtbar machen und dafür sorgen, dass es anerkannt wird.

Als erfahrene Führungskraft empfiehlt sie, das eigene Team zusammenzubringen und gemeinsam zu fragen: Wie können wir unser Programm dem Management vermitteln und von den Führungskräften akzeptieren lassen, die es später tragen und steuern müssen?

Margaret geht sogar noch weiter und schlägt vor, rund um das Programm oder das Team eine eigene Marke zu schaffen – mit einer klaren Botschaft, einem Slogan, einer visuellen Identität und, wenn man sich traut, sogar Team-T-Shirts. So kann jede Gelegenheit genutzt werden, um die eigene Vision zu verstärken.

Heute stehen zahlreiche Kommunikationskanäle zur Verfügung, um ein Programm bekannt zu machen und Akzeptanz zu schaffen. Es braucht nur ein wenig Kreativität.

🗣️ „Auch wenn Sie kein ‚People Person‘ sind, müssen Sie lernen, Ihr Programm zu verkaufen. Niemand sonst wird es für Sie tun.“ – Margaret Millett

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2. Bilden Sie Ihre Botschafter aus und begleiten Sie Ihre Führungskräfte

Top-Management, Führungskräfte, Stakeholder – alle müssen hinter Ihrem Programm stehen. Aber nicht alle werden sich im gleichen Tempo engagieren, und das ist völlig normal.

Zunächst gilt es, den Kontext zu berücksichtigen. In vielen Organisationen wechseln Mitarbeitende alle zwei Jahre ihre Rolle. Es ist daher unrealistisch, jedes Mal tiefgehende Schulungen durchzuführen. Stattdessen müssen Sie schnell auf den Punkt kommen, eine gemeinsame Basis schaffen und Ihr Programm rasch verständlich machen. Entscheidend ist, die Sprache Ihrer Zielgruppe zu sprechen. Wenn Ihr Gegenüber von „Gummibärchen“ spricht, reden Sie nicht von „Gelatinebonbons“.

Gerade in vielfältigen oder internationalen Teams ist zudem zu bedenken, dass Englisch nicht für alle die Muttersprache ist. Klarheit ist daher entscheidend: Abkürzungen und Fachjargon reduzieren und die Botschaft an alle Ebenen anpassen.

Folgen Sie Margarets Ansatz: Passen Sie sich Ihrem Publikum an, nutzen Sie deren Begriffe, Referenzen und Codes – und definieren Sie Rollen klar und eindeutig.

Wenn ein Ereignis eintritt, ist nicht der Moment, um Rollen wie Figuren auf einem Schachbrett zu verschieben. Unklare Verantwortlichkeiten führen zu Chaos – genau das, was Business Continuity vermeiden soll.

Margaret nimmt sich bewusst Zeit, um zentrale Personen zu begleiten, zu beruhigen und teilweise persönlich zu schulen. Sie plant Einzelgespräche, um Konzepte zu erklären, Verständnis zu prüfen und Vertrauen aufzubauen.

👩🏻‍🏫 „Menschen stellen in der Gruppe keine Fragen – aber in Einzelgesprächen kommen sie in Scharen. Seien Sie für sie da.“ – Margaret Millett

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3. Geduld, Konsequenz … und praktische Intelligenz

Kontinuität in einer Organisation zu verankern bedeutet Konsequenz, nicht Perfektion.

Margaret vergleicht die Einführung von Continuity mit Baseball: Manchmal trifft man, manchmal nicht. Entscheidend ist, immer wieder an den Schlag zu gehen. Es ist nicht schlimm, wenn beim ersten Versuch nicht alles funktioniert – Ausdauer ist der Schlüssel.

Sie erinnert auch an eine wichtige Metapher: Continuity ist wie ein Baum. Die Wurzeln stehen für die Werte, der Stamm für die Prozesse, die Blätter für die sichtbaren Ergebnisse. Nichts davon wächst über Nacht. Man muss pflanzen, gießen, Licht zulassen – und vor allem der Zeit Raum geben.

Geduld bedeutet jedoch nicht Passivität.

Dokumentieren Sie Ihre Fortschritte, auch jene, die nicht zum Erfolg geführt haben. Wagen Sie es, nicht nur die letzte Folie einer PowerPoint zu sein. Öffnen Sie ein Word- oder Excel-Dokument und halten Sie Ihre monatlichen Erfolge fest. Holen Sie sich Unterstützung aus dem Marketing, arbeiten Sie mit dem Audit-Team zusammen und seien Sie bereit, Ihre Vorschläge erneut einzubringen, wenn der richtige Zeitpunkt gekommen ist.

👉 „Sie sind keine Insel. Resilienz ist eine Gemeinschaftsleistung.“ – Margaret Millett

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Fazit

Die Verankerung von Continuity entsteht aus einer Kombination von Vision, Einfluss und Beständigkeit. Es ist ein lebendiges Projekt, getragen von den Beziehungen, die Sie in Ihrer Organisation aufbauen.

Und wie Margaret es treffend formuliert:

🌱 „Wenn Sie die richtigen Samen pflanzen und sie gießen, werden sie wachsen. Geben Sie ihnen einfach Zeit.“

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