Fünf Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen im Business Continuity Management

Viele Unternehmen fragen sich nach der idealen Größe und den Verantwortlichkeiten ihrer Business Continuity-Teams.

Um diese Fragen zu beantworten, führte Premier Continuum, seit 25 Jahren ein Pionier im Bereich Business Continuity, im Sommer 2022 eine Flash-Umfrage durch, um mehr über die Größe der Teams seiner Kunden und Professional Continuity-Partner sowie deren Verantwortlichkeiten zu erfahren.

Hier finden Sie Antworten auf die fünf am häufigsten gestellten Fragen, basierend auf Erfahrungen, bewährten Verfahren und den Ergebnissen der Umfrage, an der 17 Organisationen verschiedener Größen und Branchen teilnahmen.

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Sollte meine Organisation ein Kontinuitätsprogramm haben?

Unternehmen von heute wissen, dass sie mit einer ständig zunehmenden Anzahl von disruptiven Ereignissen konfrontiert sind. Das ist der Grund Jede der 17 befragten Organisationen verfügte nicht nur über Pläne zur Geschäftskontinuität, sondern auch über ein umfassendes und strukturiertes Programm zur Geschäftskontinuität.

In der Tat gibt es viele Gründe für Unternehmen, diese Art von Programm einzuführen, wie z. B. behördliche oder Compliance-Anforderungen, Kundenwünsche oder die Anwendung solider Managementpraktiken.

Ein Kontinuitätsprogramm ermöglicht einen strukturierten Ansatz, der den Umfang, die Anforderungen sowie die Rollen und Verantwortlichkeiten der verschiedenen Interessengruppen in der Organisation klar festlegt. Es implementiert auch kontinuierliche Verbesserungs- und Rechenschaftsprozesse.

Wir empfehlen dringend, in allen Organisationen, die ihre Widerstandsfähigkeit verbessern möchten, ein Kontinuitätsprogramm einzuführen.

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Wie viele Tarife sollte meine Organisation haben?

Es gibt keine magische Zahl dafür, wie viele Kontinuitätspläne eine Organisation haben sollte. Unsere Flash-Umfrage zeigt uns das Unternehmen mit mehr als 3.000 Mitarbeitern und 10 Standorten haben mehr als 40 Kontinuitätspläne. Bei mittleren und kleinen Organisationen variiert die Anzahl der Pläne stark, abhängig von mehreren sehr wichtigen Kriterien, die es zu berücksichtigen gilt.

Erfahrungen und bewährte Verfahren zeigen, dass die Anzahl der benötigten Pläne und der Umfang eines Programms auf folgenden Faktoren basieren:

• die Anzahl der Geschäftsbereiche, Abteilungen oder Prozesse;
• Schwellenwerte für die Störungstoleranz (z. B. alles mit einer Störungstoleranz von einer Woche oder weniger);
• regulatorische Anforderungen;
• geopolitische Fragen;
• Geschäftsanforderungen;
• jede andere vorrangige Überlegung für die Organisation.

Daher muss die Anzahl der Geschäftskontinuitätspläne berücksichtigt und an die unterschiedlichen Realitäten der Organisationen angepasst werden.

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Wie viele Business Continuity-Experten sollte mein Unternehmen haben?

Die Anzahl der Kontinuitätsexperten in einer Organisation sollte ausschließlich von der Rolle abhängen, die diesen Ressourcen zugewiesen wird:

• Werden sie verantwortlich für Pläne oder verantwortlich für die Praxis der Geschäftskontinuität?
• Was ist das erwartete Niveau von Beteiligung bei der Koordination, Überwachung und Entwicklung des Programms und seiner Elemente (BIA, Pläne, Übungen, Berichte)?
• Werden diese Profis andere haben Verantwortlichkeiten wie Krisenmanagement, Überwachung kritischer Lieferanten oder technologische Nachfolge?

Ungeachtet all dieser Fragen ist der gängigste Ansatz Das Kontinuitätsteam besteht aus Fachexperten, die die Praxis betreuen. Sie sind auch dafür verantwortlich, die Inhaber von Kontinuitätsplänen zu unterstützen und Übungen zu entwickeln und durchzuführen.

Das in diesem Team angestrebte Fachwissen wird auch stark von den erteilten Mandaten beeinflusst. Notfallvorsorge und Technologienachfolge sind offensichtlich Bereiche, in denen spezifisches Wissen erforderlich ist.

Basierend auf den Ergebnissen unserer Flash-Umfrage, aber auch auf den Erfahrungen des Premier Continuum-Teams, lautet unsere Empfehlung: mobilisieren Sie eine Ressource für ungefähr 35 Kontinuitätspläne um ein funktionales Minimum zu erreichen.

Bitte beachten Sie, dass sich dieses Verhältnis ändern könnte, wenn das Team mit zusätzlichen Aufgaben zur Geschäftskontinuität beauftragt würde.

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Sollte mein Programm automatisiert werden?

Die Automatisierung von Kontinuitätsprogrammen hat in den letzten zehn Jahren zweifellos an Popularität gewonnen. Von den 17 befragten Unternehmen nutzt die Hälfte Software, um ihr Kontinuitätsprogramm zu automatisieren. Neben spezieller Software basieren die wichtigsten alternativen Ansätze für das Kontinuitätsmanagement auf Tools wie SharePoint, Excel und Datenbanken, bei denen die Korrelation von Informationen eher auf manuellen Prozessen beruht.

Es gibt mehrere Gründe, warum Unternehmen Automatisierungssoftware implementieren möchten. Die Umfrageergebnisse zeigen das 63% der Unternehmen, die Software verwenden, haben mehr als 3.000 Mitarbeiter und haben mehr als 40 Tarife.

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Die Größe und Komplexität von Abläufen sind wichtige Faktoren für die Automatisierung, da das „manuelle“ Informationsmanagement schnell an seine Grenzen stößt. Die Aktualisierung von Dokumenten, die Überwachung der verschiedenen Prozesse, die Konsolidierung, Verarbeitung und Berichterstattung von Informationen können schnell zu einem Energieverbrauch für die Ressourcen werden, die dem Programmmanagement zugewiesen sind.

Wir empfehlen daher ausdrücklich mittleren und großen Unternehmen, ihr Kontinuitätsprogramm zu automatisieren.

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Sollte das Business Continuity Team auch für andere Elemente wie Notfallmanagement und Disaster Recovery verantwortlich sein?

Es steht außer Frage, dass die Teams für Kontinuität, Notfallmaßnahmen und IT-Notfallwiederherstellung zusammenarbeiten müssen, um die Widerstandsfähigkeit der Organisation zu erhöhen.

Im Allgemeinen sind die Kontinuitätsteams in den befragten Organisationen für die folgenden fünf Elemente verantwortlich:

1. Entwicklung und Aufrechterhaltung der Geschäftskontinuitätsmethodik
2. Entwicklung oder Unterstützung der Entwicklung und Pflege von BIAs und Kontinuitätsplänen
3. Entwicklung und Pflege von Krisenmanagementplänen und Reaktionsstrukturen
4. Kontinuierliche Übungen entwickeln und durchführen
5. Stellen Sie die Rechenschaftspflicht für den Status der Programmdokumentation und die organisatorische Bereitschaft sicher

In den meisten Fällen ist das Continuity-Team auch für das Incident-Management verantwortlich, obwohl es bei einem Vorfall sehr unterschiedlich stark involviert ist. Einige Teams sind nicht an der Bewältigung von Vorfällen beteiligt, während andere eine beratende oder sogar koordinierende Rolle spielen.

Andere Aufgaben des Kontinuitätsteams

Den Daten zufolge wurden den Kontinuitätsteams auch die folgenden Mandate zugewiesen:

• 60% sind für die Koordination und das Management von Vorfällen verantwortlich
• 40% sind auch für das Lieferantenrisikomanagement verantwortlich
• 35% sind für das Notfallmanagement verantwortlich
• 30% sind auch für die IT-Notfallwiederherstellung verantwortlich

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass je größer das Unternehmen ist, desto relevanter wird es sein, Fachkräfte oder spezialisierte Teams für das Notfallmanagement und die IT-Wiederherstellung zu benennen.

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Sind Sie daran interessiert, mit unseren Experten mehr über bewährte Verfahren zu diskutieren?

Premier Continuum ist stolz darauf, die Ergebnisse dieser Flash-Umfrage sowie unsere Expertenberatung, die auf 25 Jahren Erfahrung basiert, zu veröffentlichen.

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