Cinco respuestas a las preguntas más frecuentes en gestión de continuidad del negocio

Muchas organizaciones se preguntan sobre el tamaño ideal y las responsabilidades de sus equipos de continuidad del negocio.

Para responder a estas preguntas, Premier Continuum, pionero en continuidad del negocio durante 25 años, realizó una encuesta rápida en el verano de 2022 para conocer el tamaño de los equipos de sus clientes y socios profesionales de continuidad, así como sus responsabilidades.

Aquí están las respuestas a las cinco preguntas más frecuentes, basadas en la experiencia, las mejores prácticas y los resultados de la encuesta en la que participaron 17 organizaciones de diversos tamaños y sectores.

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¿Debería mi organización tener un programa de continuidad?

Las organizaciones de hoy saben que enfrentan un número cada vez mayor de eventos disruptivos. Es por eso que cada una de las 17 organizaciones encuestadas no solo tenía planes de continuidad del negocio, sino también un programa integral y estructurado de continuidad del negocio.

De hecho, existen muchas razones para que las organizaciones implementen este tipo de programa, como requisitos regulatorios o de cumplimiento, solicitudes de clientes o la aplicación de prácticas de gestión sólidas.

Un programa de continuidad permite un enfoque estructurado, estableciendo claramente el alcance, los requisitos, así como los roles y responsabilidades de las diversas partes interesadas en la organización. También implementa procesos de mejora continua y rendición de cuentas.

Recomendamos encarecidamente implementar un programa de continuidad en todas las organizaciones que deseen mejorar su madurez de resiliencia organizacional.

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¿Cuántos planes debería tener mi organización?

No existe un número mágico sobre cuántos planes de continuidad debe tener una organización. Nuestra encuesta rápida nos dice que las organizaciones con más de 3,000 empleados y 10 sitios de trabajo tienen más de 40 planes de continuidad. Para las organizaciones medianas y pequeñas, el número de planes varía mucho dependiendo de varios criterios muy importantes a considerar.

La experiencia y las mejores prácticas muestran que el número de planes necesarios y el alcance de un programa se basan en:

• el número de unidades de negocio, departamentos o procesos;
• umbrales de tolerancia a interrupciones (por ejemplo, cualquier cosa con una tolerancia a interrupciones de una semana o menos);
• requisitos regulatorios;
• cuestiones geopolíticas;
• requisitos comerciales;
• cualquier otra consideración prioritaria para la organización.

Por lo tanto, el número de planes de continuidad del negocio debe considerarse y adaptarse a las diferentes realidades de las organizaciones.

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¿Cuántos profesionales de continuidad del negocio debería tener mi organización?

El número de profesionales de continuidad en una organización debe depender completamente del rol que se asignará a estos recursos:

• ¿Serán responsables de los planes o responsables de la práctica de continuidad del negocio?
• ¿Cuál es el nivel esperado de participación en la coordinación, seguimiento y desarrollo del programa y sus elementos (BIA, planes, ejercicios, informes)?
• ¿Tendrán estos profesionales otras responsabilidades como gestión de crisis, monitoreo de proveedores críticos o sucesión tecnológica?

Sin perjuicio de todas estas preguntas, el enfoque más común es que el equipo de continuidad esté compuesto por expertos en la materia, quienes son custodios de la práctica. También son responsables de apoyar a los propietarios de planes de continuidad y de desarrollar y realizar ejercicios.

La experiencia buscada dentro de este equipo también estará fuertemente influenciada por los mandatos asignados. La preparación para emergencias y la sucesión tecnológica son obviamente áreas donde se requiere conocimiento específico.

Según los resultados de nuestra encuesta rápida, pero también según la experiencia del equipo de Premier Continuum, nuestra recomendación es movilizar un recurso por aproximadamente 35 planes de continuidad para lograr un mínimo funcional.

Tenga en cuenta que esta proporción podría cambiar si al equipo se le asignaran responsabilidades adicionales de continuidad del negocio.

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¿Debería automatizarse mi programa?

La automatización del programa de continuidad ha ganado popularidad innegablemente en la última década. De las 17 organizaciones encuestadas, la mitad utiliza software para automatizar su programa de continuidad. Además del software dedicado, los principales enfoques alternativos para la gestión de continuidad se basan en herramientas como SharePoint, Excel y bases de datos para las cuales la correlación de información depende más de procesos manuales

Existen varias razones por las que las organizaciones buscan implementar software de automatización. Los resultados de la encuesta muestran que el 63% de las organizaciones que utilizan software tienen más de 3,000 empleados y más de 40 planes.

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El tamaño y la complejidad de las operaciones son factores importantes que motivan la automatización, ya que la gestión de información "manual" rápidamente alcanza sus límites. Actualizar documentos, monitorear los diversos procesos, consolidar, procesar y reportar información puede convertirse rápidamente en algo que consume energía para los recursos asignados a la gestión del programa.

Por lo tanto, recomendamos específicamente que las empresas medianas y grandes automaticen su programa de continuidad.

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¿Debería el equipo de continuidad del negocio también ser responsable de otros elementos como la gestión de emergencias y la recuperación ante desastres?

No hay duda de que los equipos de continuidad, respuesta a emergencias y recuperación ante desastres de TI deben trabajar juntos para aumentar la resiliencia organizacional.

Generalmente, los equipos de continuidad en las organizaciones encuestadas son responsables de los siguientes cinco elementos:

1. Desarrollar y mantener la metodología de continuidad del negocio
2. Desarrollar o apoyar el desarrollo y mantenimiento de BIAs y planes de continuidad
3. Desarrollar y mantener planes de gestión de crisis/estructura de respuesta
4. Desarrollar y realizar ejercicios de continuidad
5. Garantizar la rendición de cuentas sobre el estado de la documentación del programa y la preparación organizacional

En la mayoría de los casos, el equipo de continuidad también es responsable de la práctica de gestión de incidentes, aunque su nivel de participación durante un incidente varía mucho. Algunos equipos no desempeñan ningún papel en la gestión de incidentes mientras que otros desempeñan un rol de asesoría o incluso de coordinación.

Otras responsabilidades del equipo de continuidad

Según los datos, los siguientes mandatos también fueron asignados a los equipos de continuidad:

• El 60% es responsable de la coordinación y gestión de incidentes
• El 40% también es responsable de la gestión de riesgos de proveedores
• El 35% es responsable de la gestión de emergencias
• El 30% también es responsable de la recuperación ante desastres de TI

En conclusión, cuanto más grande sea la organización, más relevante será designar profesionales o equipos especializados para la gestión de emergencias y la recuperación de TI.

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