Mythen und Realitäten eines guten Business-Continuity-Plans

In der Welt der Business Continuity können bestimmte Annahmen – selbst gut gemeinte – die Wirksamkeit von Plänen im Krisenfall beeinträchtigen.

Basierend auf den Empfehlungen von Élaine Comeau, die über mehr als 25 Jahre Praxiserfahrung verfügt, finden Sie hier sieben häufige Mythen … und die dazugehörigen Realitäten, die es zu berücksichtigen gilt, um einen Business-Continuity-Plan zu entwickeln, der wirklich nützlich, umsetzbar und auf Ihre Organisation zugeschnitten ist.

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Mythos Nr. 1 – Zielgruppe

📌 Mythos: Der Business-Continuity-Plan (BCP) muss von allen Mitarbeitenden der Organisation verstanden werden.
🟢 Realität: Der BCP muss für jene klar verständlich sein, die für seine Umsetzung verantwortlich sind.

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Ein Business-Continuity-Plan ist ein operatives Instrument. Er muss für die Teams verständlich sein, die ihn im Ernstfall anwenden, nicht zwingend für alle Mitarbeitenden. Dennoch sollten Mitarbeitende wissen, dass die Organisation über Pläne verfügt, um sich auf Ereignisse vorzubereiten, die den Betrieb beeinträchtigen könnten.

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Mythos Nr. 2 – Vergleich mit anderen Organisationen

📌 Mythos: Ihr BCP sollte den Plänen anderer Organisationen in Ihrer Branche ähneln.
🟢 Realität: Der BCP muss an die Realität, die Sprache, die Kultur und die Prozesse Ihrer Organisation angepasst sein. Was anderswo funktioniert, funktioniert nicht zwangsläufig bei Ihnen.

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Sich von anderen Organisationen inspirieren zu lassen, kann hilfreich sein. Ein Kontinuitätsprogramm zu kopieren und einzufügen funktioniert jedoch nicht. Jede Organisation hat ihre eigenen Prozesse, Abhängigkeiten und operativen Gegebenheiten. Ein guter Plan ist maßgeschneidert.

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Mythos Nr. 3 – Struktur des Plans

📌 Mythos: Der Business-Continuity-Plan ist ein umfassendes Dokument, das Lösungen für JEDE denkbare Situation enthalten muss.
🟢 Realität: Der BCP muss einfach nutzbar sein. Detaillierte Lösungen für spezifische Szenarien (z. B. Cyberangriffe) können in Anhängen oder in separaten Playbooks beschrieben werden.

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Ein Playbook ist ein detaillierter Aktionsplan für ein spezifisches Risiko oder Szenario. Es ist besonders hilfreich, um in den ersten Stunden eines Vorfalls präzise und klare Handlungsanweisungen bereitzustellen.

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Mythos Nr. 4 – Format des Plans

📌 Mythos: Eine gedruckte Version des BCP ist unverzichtbar.
🟢 Realität: Eine gedruckte Version ist nur dann sinnvoll, wenn sie aktuell ist – und kontrolliert wird.

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Eine Papierkopie kann beruhigend wirken, birgt jedoch Risiken: Verlust der Vertraulichkeit, veraltete Inhalte, fehlende Nachverfolgbarkeit. Wenn Sie sich für eine gedruckte Version entscheiden, stellen Sie sicher, dass sie mit der offiziellen Version synchronisiert ist und bei Personalwechseln oder strategischen Anpassungen aktualisiert wird.

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Mythos Nr. 5 – Aktualisierungen

📌 Mythos: Alle Bestandteile des BCP müssen gleichzeitig aktualisiert werden.
🟢 Realität: Ein Kontinuitätsprogramm kann unterschiedliche Aktualisierungszyklen vorsehen – abhängig von der Kritikalität der Aktivitäten oder Teams.

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So kann eine Organisation beispielsweise die BCPs von besonders kritischen Teams (mit RTOs von 72 Stunden oder weniger) jährlich überprüfen, während weniger kritische Bereiche nur alle zwei Jahre aktualisiert werden. Dieser gezielte Ansatz sichert die Qualität der Inhalte, ohne Teams unnötig zu belasten.

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Mythos Nr. 6 – Reaktion auf Veränderungen

📌 Mythos: Sobald eine größere Veränderung eintritt, muss mein Team den BCP sofort priorisieren und aktualisieren.
🟢 Realität: In der Kontinuitätsrichtlinie kann ein definierter Zeitraum für Aktualisierungen festgelegt werden.

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Anstatt sofort zu reagieren, kann Ihre Richtlinie eine Frist nach einem Ereignis vorsehen. Beispielsweise könnten Teams drei Monate Zeit haben, wesentliche Änderungen einzuarbeiten – es sei denn, eine reguläre Jahresüberprüfung findet früher statt. So bleibt der BCP aktuell, ohne unnötigen Druck zu erzeugen.

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Mythos Nr. 7 – Qualitätssicherung

📌 Mythos: Qualitätssicherung ist für Organisationen, die gerade erst mit Business Continuity beginnen, nicht wichtig.
🟢 Realität: Der BCP muss unabhängig vom Reifegrad der Organisation validiert werden.

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Auch in frühen Phasen ist es entscheidend, sicherzustellen, dass der Plan kohärent, realistisch und funktionsfähig ist. Externe Audits sind nicht zwingend erforderlich, doch interne Überprüfungen durch operative Mitarbeitende sowie die Validierung durch das Management helfen, Unstimmigkeiten zu erkennen und die Verständlichkeit zu verbessern.

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Fazit

Ein guter Business-Continuity-Plan hat nicht das Ziel, alles abzudecken oder jedes mögliche Szenario vorherzusagen. Sein Zweck ist es, kohärent, umsetzbar und in der täglichen Realität Ihrer Organisation verankert zu sein.

Um dies zu erreichen, müssen vorgefasste Annahmen manchmal hinterfragt und aufgelöst werden. Indem automatische Denkweisen durch fundierte Praktiken ersetzt werden, stärken Sie nicht nur Ihre Pläne, sondern auch die gesamte Resilienz Ihrer Organisation.

Um mehr zu erfahren, sehen Sie sich das Webinar von Élaine Comeau an: „The Myths and Realities of a GOOD Business Continuity Plan“

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