Warum sollten Sie ein Business Continuity Management-Programm implementieren?

Ihr BCMP ist die Rettungsweste Ihres Unternehmens. Eines Tages fallen Sie vielleicht ins Wasser, und es könnte eiskalt sein, Sie müssen vielleicht stundenlang schwimmen, bis Sie die Küste erreichen, aber am Ende wird es Sie über Wasser halten. Du wirst überleben.

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Zunächst einmal, was ist ein Business Continuity Management-Programm?

Ein Business Continuity Management Program (BCMP) ist definiert als „ein fortlaufender Management- und Governance-Prozess, der vom Top-Management unterstützt wird und über angemessene Ressourcen verfügt, um das Geschäftskontinuitätsmanagement umzusetzen und aufrechtzuerhalten.“ (Quelle: ISO 2300:2021).

Da Ihr Unternehmen bei allen Vorfällen, mit denen es konfrontiert wird, am Ball bleiben muss, gibt es eine Menge zu planen.

Abgesehen davon hilft Ihnen Business Continuity dabei, ein solides Management aufrechtzuerhalten und effiziente Reaktionen auf Vorfälle zu entwickeln. Während Sie die Erwartungen Ihrer Kunden berücksichtigen und Ihre behördlichen Anforderungen validieren, verschaffen Sie sich damit auch einen Wettbewerbsvorteil, da Sie jetzt für alle Eventualitäten gewappnet sind.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Geschäftskontinuität weit mehr ist als in Eile geschriebene Zettel!

Und wie Sie sich wahrscheinlich vorstellen können, ist das Aufbewahren von Tonnen von Word- und Excel-Dokumenten kein effizienter Weg, dies zu tun.

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Dieses Handbuch richtet sich sowohl an kleine als auch an große Unternehmen und erklärt, warum Sie ein vollständiges und gründliches Business Continuity Management-Programm (BCMP) implementieren sollten.

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5 Gründe für die Implementierung eines Business Continuity Management-Programms (BCMP)

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1. Zentralisierung

Wenn Sie ein Business Continuity Management-Programm entwickeln, sammeln Sie zunächst detaillierte Informationen über Ihr Unternehmen. Der Prozess führt zu einer Zusammenstellung oder Zentralisierung aller Daten, was viele Vorteile bietet, wie z. B. Klarheit.

Die Zentralisierung aller gesammelten Daten macht es einfacher, Ihren aktuellen Zustand zu erfassen und global zu visualisieren; Was fehlt? Was kann verbessert werden? Was funktioniert? 

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„Lebendig und funktionstüchtig!“

Wenn Sie noch keinen BCMP haben, seien Sie bereit, dies häufig zu hören. Auch wenn es vielleicht nicht das Erste ist, was Ihnen in den Sinn kommt, wenn Sie an Geschäftskontinuität denken, ist es die wichtigste Empfehlung. So wie Ihr Unternehmen wächst und sich weiterentwickelt, muss auch Ihr Programm folgen. Wenn Sie es am Leben erhalten und seine Komponenten durch Analyse, Training und Wartung pflegen, können Sie neue Chancen und Schwachstellen erkennen.

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Und was ist mit automatisiertem BCMP?

Lassen Sie uns nun über automatisierte Business Continuity-Lösungen sprechen. Das Konzept der Geschäftskontinuität selbst ist noch nicht sehr alt (nur in den 1970er Jahren!) , es ist also zu erwarten, dass nur wenige Softwareprogramme das bieten, was Sie benötigen würden. Auch wenn es keine Voraussetzung ist per se, Automatisierung ist der virtuelle Taylorismus unserer Branche. Daten können am selben Ort „gespeichert“ werden, wodurch sie zugänglich sind und eine bessere Analyse, Entscheidungsfindung, Überprüfung, aber auch Zuverlässigkeit ermöglicht wird.

Die Berater von Premier Continuum für Business Continuum und Resilience wissen, wie wichtig die BCMP-Automatisierung ist. Aus diesem Grund haben wir uns weiterentwickelt Para-Lösung, seit 2002 unsere eigene BCM-Software, die heute weltweit von Gartner, dem Business Continuity Institute (BCI) und SoftwareReviews anerkannt wird.

Der von einer Software angebotene Ansatz optimiert vor allem Ihre Aktivität und steigert Ihre Effizienz.

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Unter anderem unterstützt die Automatisierung Ihr BCMP während des gesamten BCM-Zyklus (Richtlinien- und Programmmanagement/Einbettung/Analyse/Design/Implementierung/Validierung) und gibt Ihnen die Möglichkeit, konsolidierte Echtzeitdaten und benötigte Ressourcen einzusehen und den Kontext Ihres Unternehmens besser zu verstehen.

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2. Einhaltung von Vorschriften und Sicherheit

Die Implementierung eines Business Continuity-Programms ist nicht immer eine Frage der Wahl. Unabhängig davon, ob Sie Gesetze und behördliche Anforderungen einhalten oder die Anforderungen von Anbietern, Partnern und Kunden erfüllen müssen, müssen Sie möglicherweise Ihren Geschäftsführungsansatz ändern.

Wenn Sie ein Business Continuity-Programm und damit einen Business Continuity Plan implementieren, Sie versichern Ihren Lieferanten, Partnern und Kunden, dass Sie die erforderlichen Maßnahmen getroffen haben, um Ihre Geschäftsbeziehung und Ihre gegenseitigen Interessen zu schützen und dass Ihre wichtigen Dienstleistungen aufrechterhalten werden.

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Wussten Sie, dass 73,6% der Unternehmen wichtige Lieferanten (neue/bestehende) fragen, ob sie Vorkehrungen zur Geschäftskontinuität getroffen haben?

— Quelle: BCI Report zur Resilienz der Lieferkette, 2023

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Wenn Sie vorbereitet sind und Ihre Strategien, Abhängigkeiten oder erforderlichen Ressourcen kennen, können Sie sich die Sorgen nehmen, die beim Aufbau einer Geschäftsbeziehung auftreten könnten.

Der Einsatz einer Softwarelösung unterstützt Ihre Ansprüche und Ihre Position in der Branche. Es ermöglicht Ihrem Unternehmen, Verfahren und Richtlinien zu entwickeln, um Daten und Vermögenswerte zu schützen. Wie wir wissen, sind Informationen heutzutage Gold wert. Das bedeutet, dass Unternehmen sicherstellen möchten, dass alle Daten, die sie austauschen, geschützt sind, wenn sie eine Geschäftsbeziehung eingehen.

Darüber hinaus kann es interessant sein, eine Zertifizierung anzustreben oder zumindest den Rahmen von Standards wie ISO27001/SOC/NIST usw. Die Liste mag lang sein, aber der Zweck ist ähnlich: Informationssicherheit. Diese Standards beziehen sich auf und validieren, wie die Informationssicherheit in Ihrem Unternehmen verwaltet und geschützt wird.

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ISO 22301, eine Zertifizierung für Sicherheit und Belastbarkeit — Systeme zur Geschäftskontinuität — Anforderungen

Haben Sie jemals von ISO 22301 gehört? Diese Norm dient unter anderem als Rahmen für das Management der Geschäftskontinuität in einer Organisation. Davon abgesehen wird Ihnen die Einhaltung dieser Zertifizierung sicherlich dabei helfen, Ihre Konformität und Sicherheit zu überprüfen.

Der Horizon Scan Report 2021 von BCI zeigt sogar, dass etwa 65% der Unternehmen nach ISO 22301 zertifiziert sind oder es als Framework verwenden:

Zentralisierte Informationen, eine Möglichkeit, Audits zu bestehen

Automatisierung ist auch ein Muss, wenn es um die Nachverfolgung von Beweisen bei Audits geht. Unabhängig vom Reifegrad Ihres Unternehmens sind Audits immer gefürchtet. Aus diesem Grund ist die Automatisierung mit zentralisierten, zuverlässigen und aktuellen Informationen praktisch.

Erfahre mehr über die ISO-Zertifizierung hier.

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3. Skalierbarkeit

Wie wir bereits gesehen haben, muss ein Business Continuity Management-Programm lebendig sein und sich genau wie Ihr Unternehmen weiterentwickeln. Hier kommt der Begriff der Skalierbarkeit ins Spiel.

Zu den bewährten Verfahren gehört eine regelmäßige Überprüfung des Programms oder die Nachverfolgung wesentlicher Änderungen. Dadurch wird sichergestellt, dass der Rahmen Ihrer Organisation korrekt ist, Ihrem Reifegrad entspricht und dass die Unternehmensleitung über relevante Änderungen informiert ist.

Bei der Implementierung eines BCMP geht es darum, ein Framework für Ihr Unternehmen zu erstellen, eine Reihe von Richtlinien, die darauf abzielen, die wichtigsten Hindernisse zu beseitigen und den Überblick darüber zu behalten, was getan wurde und was getan werden muss (z. B. Aufzeichnungen über Schulungen und Sensibilisierung). Der Prozess selbst ist rationalisiert, und unabhängig davon, ob Ihre Teams und/oder Abteilungen wachsen, werden Programmaktivitäten wie Übungen immer noch einfach durchzuführen sein.

Zwei wichtige Tools, die zur Skalierbarkeit beitragen, sind Arbeitsabläufe und Lückenanalyse:

Arbeitsabläufe

Die Workflows, die über eine Software zugänglich sind, helfen der Organisation dabei, die Überprüfung, Wartung oder Aktualisierung des Programms zu planen. Sie werden es auch auf die nächste Stufe heben können, indem Sie sich auf Maßnahmen konzentrieren, die einen Mehrwert schaffen und die Erledigung von Aufgaben effizient beschleunigen.

Lückenanalyse

Letztlich ist die Lückenanalyse ein Muss, um den aktuellen Stand der Geschäftskontinuität in Ihrem Unternehmen zu bewerten. Kombinieren Sie es mit einer Software und Sie sind nicht aufzuhalten. Stellen Sie sich vor, Sie könnten auf einen Blick genau erkennen, wo die Lücken sind und was getan werden kann, um sie zu schließen. Das ist die Macht der Automatisierung.

Wenn wir über Skalierbarkeit sprechen, sprechen wir auch über die Zukunft. Diese globale Sicht, die vom BCMP erstellt wurde, zeigt alle Brücken, Optimierungsmöglichkeiten und Zertifizierungen. Die Evolution hat kein Ende, nur die Grenzen, die Sie setzen.

Erkennen und bestätigen Sie den Prozess und das Programm

Wie bereits erwähnt, beinhaltet ein BCMP die Zusammenstellung von Daten. Daher werden die Geschäftsbereiche im Rahmen von BIA-/BCP-Interviews gebeten, die Art ihrer Aktivitäten, den MTPD (Maximum Tolerable Period of Disruption), den RTO (Recovery Time Objective) usw. mitzuteilen. Außerdem werden sie regelmäßig an Schulungen und Übungen teilnehmen, um ihre Lösungen und ihren Bereitschaftsstand zu überprüfen. Die Aufrechterhaltung des Programms trägt zu einem besseren Engagement in der gesamten Organisation bei.

Da ein BCMP Disziplin und Organisation erfordert, kann seine Ausarbeitung Ihnen außerdem helfen, Ihre Organisationsstruktur zu optimieren oder zu aktualisieren. In der Tat hilft Ihnen Ihr BCMP dabei, die Rollen und Verantwortlichkeiten jedes Mitglieds Ihrer Organisation zu identifizieren und die relevanten Verbindungen und Verfahren zu stärken. Der Vorteil besteht darin, dass bei einem unvorhergesehenen Ereignis das Ganze als ein einheitliches Gremium fungiert

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4. Ruf

Haben Sie jemals darüber nachgedacht, dass potenzielle Kunden sich aus Sicherheitsgründen, aber auch, weil sie ein gewisses Maß an Professionalität erwarten, für ein Unternehmen mit einem BCMP entscheiden könnten? Dass Ihre Partner auch eher zu Investitionen neigen könnten, wenn sie wüssten, dass das Unternehmen über ein starkes BCMP verfügt, um seine Aktivitäten aufrechtzuerhalten?

Nicht zuletzt haben Anbieter die Möglichkeit, zu entscheiden, nicht „All-In“ zu gehen, wenn sie wissen, dass Sie kein Programm mit Lösungen zur Schadensminimierung haben.

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„Die Implementierung eines BCMP kann Unternehmen dabei helfen, Chancen zu nutzen. '

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Ganz gleich, ob Sie Ihren Kundenpool erweitern, Partnerschaften eingehen oder Verträge mit Anbietern abschließen möchten, ein BCMP wird immer positiv wahrgenommen. Wenn Sie ein BCMP zu Ihrem „Deck“ hinzufügen, können Sie auch den Markt und seine Trends einschätzen (Was sind die Anforderungen? Was zieht Kunden an? usw.).

Ein BCMP hilft Ihnen dabei, zu erkennen, wo Sie gefährdet sind (z. B. häufige Verzögerungen), und hilft Ihnen auf diese Weise bei der Gestaltung von Verträgen. Sie wissen, welche SLA-Bedingungen (Service Level Agreement) realistisch sind.

Es geht jedoch nicht nur darum, Ihr Unternehmen zu kennen, sondern auch darum, zu wissen, mit wem Sie Geschäfte machen. Stellen Sie dann sicher, dass Ihre Anbieter über mindestens ein BCP verfügen, und anhand einer Risikobewertung für Anbieter sicherstellen, dass die Lösungen, auf denen Ihre Aktivitäten zusammentreffen, zuverlässig sind. Anhand einer Reihe vorab festgelegter Fragen können Sie die Widerstandsfähigkeit Ihrer Lieferanten beurteilen und neue Geschäftsbeziehungen aufbauen.

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5. Mobilisierung

Um ein Business Continuity-Programm umzusetzen, nehmen Sie an vielen Aktivitäten teil, die alle Ebenen Ihres Unternehmens mobilisieren.

Die Hauptkomponente einer erfolgreichen Mobilisierung ist der Aufbau einer soliden Organisationskultur durch Kommunikation, und Ihr oberstes Ziel ist Führung.

„Ein starkes Engagement des Managementteams in den Prozess trägt zur Mobilisierung anderer Mitarbeiter und zur Anerkennung der Disziplin bei.“
- Quelle: BCI-Krisenmanagementbericht 2021

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Mobilisierung ist ein Erfolgsfaktor bei der Implementierung eines Business Continuity Management-Programms.

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Tatsächlich ist der Rest der Organisation eher geneigt, diese Praktiken auf taktischer oder sogar operativer Ebene zu integrieren, wenn das Top-Management in wichtigen Phasen des Kontinuitätsprogramms mobilisiert wird und eine strategische Vision und ein starkes Engagement für die Integration guter Kontinuitätspraktiken bietet.

Zur Mobilisierung gehört auch die Sensibilisierung. Dazu gehören Aktivitäten auf Makroebene, die Mitarbeiter zusammenbringen und die so konzipiert sind, dass sie „prägend“ sind. Diese reichen von Benachrichtigungstests zur Simulation eines Vorfalls, der das gesamte Unternehmen betrifft, bis hin zu Schulungen zu Phishing und Cybersicherheit.

Das Ziel wird immer darin bestehen, die Geschäftskontinuität sicherzustellen und die betriebliche Widerstandsfähigkeit des Unternehmens aufrechtzuerhalten.

Sind Sie bereit, Ihr eigenes Business Continuity Management-Programm zu starten oder zu optimieren?

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Implementierung eines Business Continuity Management-Programms weit über das Ankreuzen eines weiteren Kästchens hinausgeht. Es ist das, was Sie von den anderen unterscheidet, was Sie darauf vorbereitet, die Auswirkungen zu kontrollieren und im Geschäft zu bleiben.

Wenn Sie Hilfe bei der Implementierung Ihres BCMP benötigen, wenden Sie sich bitte an kontaktieren Sie unsere Experten, der Sie bei jedem Schritt begleiten wird.

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Über den Autor

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Marion Escriu, CBCI, Leitende Auditorin nach ISO 22301

Marion ist Beraterin für Geschäftskontinuität und organisatorische Resilienz bei Premier Continuum. Sie unterstützt Kunden bei verschiedenen Mandaten, die von der Einrichtung eines Business Continuity-Programms über die IT-Notfallwiederherstellung bis hin zur Zertifizierungsunterstützung reichen.

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