¿Por qué debería implementar un programa de gestión de continuidad del negocio?

Su programa de gestión de continuidad del negocio es el chaleco salvavidas de su organización. Un día, podría caer al agua, y podría estar helada, podría tener que nadar durante horas hasta llegar a la orilla pero, al final, lo mantendrá a flote. Sobrevivirá.

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En primer lugar, ¿qué es un programa de gestión de continuidad del negocio?

Un programa de gestión de continuidad del negocio (PGCN) se define como "un proceso continuo de gestión y gobernanza respaldado por la alta dirección y con los recursos apropiados para implementar y mantener la gestión de continuidad del negocio." (Fuente: ISO 2300:2021).

Debido a que su organización necesita seguir funcionando sin importar los incidentes que enfrente, hay mucho que planificar.

Dicho esto, la continuidad del negocio le ayuda a mantener una gestión sólida y desarrollar respuestas eficientes ante incidentes. Al mismo tiempo que gestiona las expectativas de los clientes y valida sus requisitos regulatorios, también le brinda una ventaja competitiva ahora que está preparado para cualquier eventualidad.

En resumen, ¡la continuidad del negocio es mucho más que documentos escritos apresuradamente!

Y como probablemente puede imaginar, mantener toneladas de documentos de Word y Excel no es una forma eficiente de hacerlo.

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Dedicado tanto a organizaciones pequeñas como grandes, aquí está su manual sobre por qué debería implementar un programa de gestión de continuidad del negocio (PGCN) completo y exhaustivo.

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5 razones para implementar un programa de gestión de continuidad del negocio (PGCN)

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1. Centralización

Cuando desarrolla un programa de gestión de continuidad del negocio, comienza recopilando información detallada sobre su organización. El proceso resultará en una compilación o centralización de todos los datos que proporciona muchos beneficios como la claridad.

La centralización de todos los datos recopilados facilita comprender y visualizar globalmente su estado actual; ¿Qué falta? ¿Qué se puede mejorar? ¿Qué está funcionando?

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"¡Vivo y funcional!"

Si aún no tiene un PGCN, prepárese para escuchar esto mucho. Aunque puede que no sea lo primero que le viene a la mente cuando piensa en continuidad del negocio, es la recomendación más importante. De la misma manera que su organización crece y evoluciona, su programa debe seguirla. Mantenerlo vivo así como nutrir sus componentes a través de análisis, ejercicios y mantenimiento, le permite identificar nuevas oportunidades y vulnerabilidades.

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¿Y qué hay de los PGCN automatizados?

Ahora, hablemos de las soluciones de continuidad del negocio automatizadas. El concepto de continuidad del negocio en sí no es muy antiguo (¡solo desde los años 70!), por lo que es de esperar que solo algunos softwares ofrezcan lo que necesitaría. Aunque no es un requisito en sí mismo, la automatización es el taylorismo virtual de nuestro sector. Los datos pueden "almacenarse" en el mismo lugar haciéndolos accesibles y permitiendo un mejor análisis, toma de decisiones, revisión pero también confiabilidad.

Los consultores de continuidad del negocio y resiliencia de Premier Continuum reconocen la importancia de la automatización del PGCN. Es por eso que hemos estado desarrollando ParaSolution, nuestro propio software de BCM desde 2002, ahora reconocido mundialmente por Gartner, el Business Continuity Institute (BCI) y SoftwareReviews.

El enfoque ofrecido por un software, sobre todo, optimizará su actividad y aumentará su eficiencia.

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Entre otras cosas, la automatización respaldará su PGCN a lo largo de todo el ciclo de BCM (gestión de políticas y programas / integración / análisis / diseño / implementación / validación) y le dará la oportunidad de ver datos consolidados en tiempo real, recursos requeridos y tener una mejor comprensión del contexto de su organización.

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2. Cumplimiento y seguridad

Implementar un programa de continuidad del negocio no siempre es una cuestión de elección. Ya sea que necesite cumplir con leyes y requisitos regulatorios o satisfacer las demandas de proveedores, socios y clientes, es posible que necesite cambiar su enfoque de gestión empresarial.

Cuando implementa un programa de continuidad del negocio, y por lo tanto un plan de continuidad del negocio, tranquiliza a sus proveedores, socios y clientes de que cuenta con las acciones requeridas para proteger su relación comercial, sus intereses mutuales y que sus servicios críticos se mantendrán.

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¿Sabía que el 73,6% de las organizaciones pregunta a los proveedores clave (nuevos/existentes) si tienen acuerdos de continuidad del negocio establecidos?

‍– Fuente: BCI Supply Chain Resilience Report, 2023

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Estar preparado así como conocer sus estrategias, dependencias o recursos requeridos alivia las preocupaciones que podrían surgir al establecer una relación comercial.

El uso de una solución de software respaldará sus afirmaciones y posición en la industria. Permite a su organización desarrollar procedimientos y políticas para asegurar datos y activos. Como sabemos, la información es oro hoy en día, lo que significa que las organizaciones quieren asegurarse de que cuando entran en una relación comercial, todos los datos que intercambiarán estarán protegidos.

Además, puede ser interesante obtener una certificación o al menos utilizar el marco de estándares como ISO27001/SOC/NIST, etc. La lista puede ser larga, pero el propósito es similar: seguridad de la información. Estos estándares se refieren y validan cómo se gestiona y protege la seguridad de la información dentro de su organización.

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ISO 22301, una certificación para seguridad y resiliencia - sistemas de continuidad del negocio - requisitos

¿Ha oído hablar de ISO 22301? Entre otras cosas, esta norma actúa como un marco para gestionar la continuidad del negocio en una organización. Dicho esto, cumplir con esta certificación ciertamente le ayudará a asegurar su cumplimiento y seguridad.

El BCI's Horizon Scan Report 2021 incluso revela que aproximadamente el 65% de las organizaciones están certificadas ISO 22301 o la utilizan como marco:

Información centralizada, una manera de pasar las auditorías

La automatización también es imprescindible cuando se trata de rastros de evidencia durante las auditorías. No importa el nivel de madurez de su organización, las auditorías siempre son temidas. Es por eso que la automatización resulta útil con información centralizada, confiable y actualizada.

Descubra más sobre la ISO certification aquí.

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3. Escalabilidad

Como vimos anteriormente, un programa de gestión de continuidad del negocio debe estar vivo y evolucionar al igual que su organización. Aquí entra la noción de escalabilidad.

Las buenas prácticas implican una revisión regular del programa o seguimiento de cambios significativos. Esto garantiza que el marco de su organización sea preciso, que se ajuste a su nivel de madurez y que el liderazgo esté consciente de los cambios relevantes.

Implementar un PGCN se traduce en construir un marco para su organización, un conjunto de directrices diseñadas para eliminar los principales obstáculos, hacer seguimiento de lo que está hecho y lo que necesita hacerse (por ejemplo, registros de capacitación y concientización). El proceso en sí está optimizado y ya sea que sus equipos y/o departamentos crezcan, las actividades del programa, como los ejercicios, seguirán siendo fáciles de realizar.

Dos herramientas esenciales que contribuyen a la escalabilidad son los flujos de trabajo y el análisis de brechas:

Flujos de trabajo

Accesibles a través de un software, los flujos de trabajo ayudan a la organización a programar la revisión, el mantenimiento o la actualización del programa. También podrá llevarlo al siguiente nivel, enfocándose en acciones que agregan valor y aceleran eficientemente la finalización de tareas.

Análisis de brechas

Por su parte, el análisis de brechas es imprescindible para evaluar el estado actual de la continuidad del negocio en su organización. Combínelo con un software y será imparable. Imagine, de un vistazo, sería capaz de ver precisamente dónde están las brechas y qué se puede hacer para llenarlas. Ese es el poder de la automatización.

Cuando hablamos de escalabilidad, también hablamos del futuro. Esta visión global, creada por el PGCN, muestra todos los puentes, oportunidades de optimización y certificaciones. No hay fin para la evolución más que los límites que usted establezca.

Reconocer y validar el proceso y el programa

Como se mencionó anteriormente, un PGCN implica la recopilación de datos. Por lo tanto, durante las entrevistas de BIA/BCP, se les pedirá a las unidades de negocio que compartan la naturaleza de sus actividades, el MTPD (período máximo tolerable de interrupción), el RTO (objetivo de tiempo de recuperación) y demás. También participarán regularmente en capacitaciones y ejercicios para validar sus soluciones y estado de preparación. Mantener el programa contribuye a un mejor compromiso en toda la organización.

Además, dado que un PGCN requiere disciplina y organización, su elaboración puede ayudarle a optimizar o actualizar su estructura organizacional. De hecho, su PGCN le ayudará a identificar los roles y responsabilidades de cada miembro de su organización, y le ayudará a reforzar vínculos y procedimientos relevantes. La ventaja es que, cuando ocurre un evento imprevisto, el conjunto actúa como un cuerpo unificado.

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4. Reputación

¿Alguna vez ha considerado que los clientes potenciales pueden decidir elegir una organización con un PGCN por razones de seguridad, pero también porque esperan un cierto nivel de profesionalismo? ¿Que sus socios también podrían estar más inclinados a invertir si supieran que la organización tiene un PGCN sólido para mantener sus actividades?

Por último, pero no menos importante, los proveedores tienen el poder de decidir no comprometerse completamente si saben que usted no tiene un programa con soluciones para mitigar pérdidas.

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"Implementar un PGCN puede ayudar a las organizaciones a capturar oportunidades."

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Ya sea que desee expandir su cartera de clientes, establecer asociaciones o asegurar contratos con proveedores, un PGCN siempre será percibido favorablemente. Agregar un PGCN a su "propuesta" también puede darle la oportunidad de evaluar el mercado y sus tendencias (¿Cuáles son los requisitos? ¿Qué atrae a los clientes? etc.).

Un PGCN le ayudará a identificar dónde está expuesto (por ejemplo, retrasos frecuentes) y al hacerlo, le guiará en el diseño de contratos. Usted sabe qué términos de SLA (acuerdo de nivel de servicio) son realistas.

Sin embargo, no se trata solo de conocer su organización, sino también de saber con quién hace negocios. Debe verificar que sus proveedores tengan al menos un BCP implementado y luego, asegurarse de que las soluciones donde se encuentran sus actividades sean confiables, mediante una evaluación de riesgo de proveedores. A través de una serie de preguntas predeterminadas, puede evaluar la resiliencia de sus proveedores y desarrollar nuevas relaciones comerciales.

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5. Movilización

Para implementar un programa de continuidad del negocio, se involucra en muchas actividades que movilizarán todos los niveles de su organización.

El componente principal de una movilización exitosa es construir una cultura organizacional sólida a través de la comunicación, y su objetivo número uno es el liderazgo.

"Un fuerte compromiso del equipo de gestión en el proceso contribuye a la movilización de otros empleados y al reconocimiento de la disciplina." - Fuente: BCI Crisis Management Report 2021

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La movilización es un factor de éxito al implementar un programa de gestión de continuidad del negocio.

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De hecho, cuando la alta dirección está movilizada en las etapas clave del programa de continuidad y ofrece una visión estratégica y un fuerte compromiso con la integración de buenas prácticas de continuidad, el resto de la organización está más inclinada a integrar estas prácticas a nivel táctico o incluso operativo.

La movilización también implica crear conciencia. Esto implica actividades de nivel macro que reúnen a los empleados y están diseñadas para ser "formativas". Estas van desde pruebas de notificación para simular un incidente que afecta a toda la organización, hasta cursos de capacitación sobre phishing y ciberseguridad.

El objetivo siempre será garantizar la continuidad del negocio y mantener la resiliencia operacional de la organización.

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¿Listo para comenzar o para optimizar su propio programa de gestión de continuidad del negocio?

En conclusión, implementar un programa de gestión de continuidad del negocio va mucho más allá de marcar otra casilla. Es lo que le diferenciará de los demás, lo que le hará estar preparado para controlar impactos y mantenerse en el negocio.

Si necesita ayuda con respecto a la implementación de su PGCN, no dude en contactar a nuestros expertos, quienes le guiarán en cada paso.

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Acerca de la autora

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Marion Escriu, CBCI, auditora líder ISO 22301

Marion es consultora de continuidad del negocio y resiliencia organizacional en Premier Continuum. Asiste a los clientes en diversos mandatos que van desde el establecimiento de un programa de continuidad del negocio, hasta la recuperación ante desastres de TI y el apoyo a la certificación.

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