Wie wählen Sie Ihre Business-Continuity-Software aus?

Möchte Ihre Organisation die bestmögliche Business-Continuity-Software implementieren, basierend auf ihren Anforderungen, Zielen und ihrem Reifegrad?

Stellen Sie sich folgende Fragen:

• Was ist eine Business-Continuity-Software?
• Warum sollte man eine Business-Continuity-Software einsetzen?
• Welche Vorteile bietet die Automatisierung Ihres Business-Continuity-Programms?
• Wie wählen Sie die richtige Business-Continuity-Software aus?

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Hier finden Sie Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um Business-Continuity-Software!

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Was ist eine Business-Continuity-Software?

Im Wesentlichen ist eine Business-Continuity-Software ein Tool, das Organisationen dabei unterstützt, ihr Business-Continuity-Programm zu automatisieren und zu verwalten. Business-Continuity-Software hilft Fachkräften, die Risiken einer Organisation zu bewerten und Maßnahmen zu ergreifen, um diese zu adressieren oder zu minimieren und so eine zeitnahe Wiederherstellung zu ermöglichen.

Sie wird häufig auch als Business Continuity Management Software (BCM-Software) oder als Business Continuity Management System (BCMS) bezeichnet.

Das Hauptziel einer BCM-Software besteht darin, wichtige Geschäftsdaten und Informationen zu zentralisieren, um im Falle einer Unterbrechung eine agile und fundierte Entscheidungsfindung zu ermöglichen.

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Funktionen einer BCM-Software‍

Was die Funktionen betrifft, verfügt eine leistungsfähige Business-Continuity-Software über die Fähigkeit, ein gesamtes Resilienzprogramm effizient zu skalieren, einschließlich:

• Business Continuity
• Integriertes Risikomanagement
• IT-Disaster-Recovery
• Krisenmanagement und -kommunikation
• Notfall-Massenbenachrichtigungssystem (Emergency Mass Notification System – EMNS)
• Lieferanten- und Drittparteien-Risikomanagement
• Compliance-Bewertungen, z. B. nach ISO 22301

Bei Premier Continuum sind alle unsere Beraterinnen und Berater für Business Continuity und Resilienz daran gewöhnt, mit einem automatisierten Business-Continuity-Management-Programm (BCMP) zu arbeiten. Seit 2002 nutzen wir zudem unsere eigene proprietäre BCM-Software ParaSolution, die international von Gartner, dem Business Continuity Institute (BCI) und SoftwareReviews anerkannt ist.

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Warum eine Business-Continuity-Software einsetzen?

Ein robustes Business-Continuity-Programm ist unerlässlich, um die Resilienz einer Organisation zu stärken und auf den Tag vorbereitet zu sein, an dem etwas schiefgeht und prioritäre Aktivitäten beeinträchtigt werden.

Doch warum warten so viele Organisationen, bis tatsächlich ein negatives Ereignis eintritt, bevor sie eine Reaktionsfähigkeit aufbauen? Die Gründe sind schwer zu benennen – doch man kann davon ausgehen, dass das volle Potenzial einer Business-Continuity-Software oft nicht ausreichend verstanden wird.

Befinden Sie sich in einer der folgenden Situationen?

• Möchten Sie Ihr Programm systematisieren und optimieren, stoßen jedoch mit generischen Kollaborationstools und zusammengeflickten Systemen an die Grenzen Ihrer Geduld – ebenso wie Ihrer Ressourcen?
• Streben Sie nach durchgängiger Transparenz, klar verstandenen Abhängigkeiten und abgestimmten Prioritäten?
• Müssen Sie unterschiedliche Anforderungen und regulatorische Vorgaben je nach Land, Geschäftsbereich oder Standorttyp berücksichtigen und möchten sich nicht mit einer Plattform zufriedengeben, die Ihre Besonderheiten nicht flexibel abbilden kann?
• Wünschen Sie sich, dass alle Beteiligten genau dann eingebunden sind, wenn sie ihre Beiträge leisten, Übungen durchführen und Pläne aktivieren müssen?

Wenn Sie eine dieser Fragen mit JA beantwortet haben, sollten Sie ernsthaft in Erwägung ziehen, ein vollständig automatisiertes Business-Continuity-Management-Programm (BCMP) zu implementieren.

Eine leistungsfähige Business-Continuity-Software versetzt Sie in die Lage, all dies zu erreichen – und noch weit mehr.

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Hauptvorteile der Automatisierung Ihres Business-Continuity-Programms

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Zugriff auf Echtzeitdaten, Informationen und Pläne

Ihre Business-Continuity-Software hilft Ihnen, wichtige Informationen von allen Beteiligten zu sammeln und strukturiert aufzubereiten. In Echtzeit können Sie so Ihren Bereitschaftsgrad visualisieren, fundierte datenbasierte Entscheidungen treffen und die erforderlichen Maßnahmen umsetzen.

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Sicherstellung von Compliance und Sicherheit für Ihre Organisation

Viele Branchen unterliegen strengen Compliance-Anforderungen. Mit einem automatisierten BCM können Sie Ihren Compliance-Grad messen, Lücken identifizieren und sogar die ISO-22301-BCMS-Zertifizierung erreichen. Durch die Speicherung und Verwaltung Ihrer Informationen in einer hochsicheren Software minimieren Sie zudem Risiken.

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Mobilisierung Ihrer Teams

Binden Sie Ihre Teams ein und erhöhen Sie die Beteiligung Ihrer Mitwirkenden durch optimierte Prozesse. Im Falle eines Vorfalls können Sie Mitarbeitende und Partner dank des ParaSolution Emergency Notification Systems sofort mit den aktuellsten Informationen und Plänen versorgen – über die Weblösung oder die mobile App.

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Übung und Test Ihrer Pläne

Organisationen, die regelmäßig Übungen durchführen, haben sich als besonders widerstandsfähig erwiesen und erholen sich nach einer Krise schneller. Ihre BCM-Software unterstützt Ihr Team bei der Durchführung und Auswertung von Tabletop-Übungen, Walkthroughs, Übungen, Simulationen und technischen Wiederherstellungen sowie beim Lernen aus realen Vorfällen.

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Sehen wir uns nun an, wie Sie die richtige BCM-Software für Ihre Organisation auswählen.

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Wie wählen Sie Ihre Business-Continuity-Software aus?

Bei der Implementierung einer Business-Continuity-Software gibt es viele Faktoren zu berücksichtigen. Nachfolgend finden Sie einige der Empfehlungen, die wir unseren Kundinnen und Kunden, Partnern und unserer Community geben, um besser zu verstehen, worauf sie bei der Auswahl eines BCM-Partners achten sollten.

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1. Prüfen Sie die Fähigkeiten und Funktionen der Software

Einer der zentralen Aspekte bei der Auswahl einer neuen BCM-Software sind deren Fähigkeiten und Funktionen. Wie bereits zuvor in diesem Artikel erwähnt, zählen zu den wichtigsten ergänzenden Modulen – neben dem zentralen Business-Continuity-Modul – insbesondere das Risikomanagement-Modul, das IT-Disaster-Recovery-Modul sowie die Module für Notfallbenachrichtigung und Krisenmanagement.

Abhängig von der Bedeutung dieser Module für Ihre Organisation sollten Sie genau hinterfragen, wie sie funktionieren und wie nahtlos sie in die Software integriert sind.

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Vier wichtige Anforderungen

Hier sind vier Ebenen von Anforderungen, die Sie mit potenziellen Anbietern besprechen sollten:

• Sicherheit: Welche Maßnahmen sind implementiert, um die Vertraulichkeit und Sicherheit meiner Daten zu gewährleisten?
• Compliance: Welche Best Practices und Normen erfüllt die Software?
• Benutzererlebnis: Sind Workflows, Berichte und Pläne einfach zu navigieren und leicht verständlich?
• Integrationen: Wie können Pläne exportiert oder Daten in die Software importiert werden?

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Weitere Aspekte, die zu berücksichtigen sind

Zusätzlich sollten Sie folgende Punkte in Ihre Bewertung einbeziehen:

• Anzahl der unterstützten Pläne
• Anzahl der unterstützten Benutzerinnen und Benutzer
• Unterstützte Sprachen
• Grad der Anpassungsfähigkeit
• Erforderliche Schulungen
• Zugriffsmöglichkeiten auf die Software (Weblösung, Desktop-Anwendung, mobile App usw.)

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Denken Sie daran: Um genau zu wissen, worauf Sie bei einer Software achten müssen, ist es entscheidend, zunächst Ihre eigenen Bedürfnisse klar zu definieren.

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2. Validieren Sie die Glaubwürdigkeit und Zertifizierungen der Software

Seien wir ehrlich: Wenn es um die Kontinuität und Resilienz Ihrer gesamten Organisation geht, möchten Sie nicht die Ersten sein, die ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung testen.

Ein Fehler ist hier schlicht nicht tragbar. Deshalb ist es unerlässlich, mit einem bewährten und glaubwürdigen Partner zusammenzuarbeiten.

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Stellen Sie Ihren potenziellen Anbietern folgende Fragen:

• Wie hat die Software ihre Effizienz und Wirksamkeit unter Beweis gestellt?
• Wie lange ist die Software bereits auf dem Markt?
• Kann die Software auch künftig mit dem Wachstum meiner Organisation Schritt halten?
• Wie sieht die Produkt-Roadmap aus?
• Wie wird die Software abgesichert?
• Wird die Software von relevanten Institutionen empfohlen oder anerkannt?
• Wurde die Software bereits von anderen Kunden meiner Größe und Branche getestet?

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Informationen mit Forschungs- und Bewertungsorganisationen abgleichen

Um fundierte Entscheidungen zu treffen, können Sie sich auf unabhängige Forschungsgruppen oder Drittorganisationen verlassen. Auch wenn sie unterschiedliche Ansätze verfolgen, haben sie ein gemeinsames Ziel: Organisationen dabei zu unterstützen, die richtigen Technologien für ihre Bedürfnisse und Ziele auszuwählen.

Diese Organisationen sammeln verlässliche Daten und erstellen aussagekräftige Berichte, die die besten Lösungen identifizieren und vergleichen.

Zwei bekannte Beispiele hierfür sind:

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3. Informieren Sie sich über den Anbieter und dessen Support

Über das Produkt selbst hinaus benötigen Sie auf Ihrem Weg zur Resilienz einen echten Business-Continuity-Partner.

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Hier sind einige Fragen, die Sie einem potenziellen Anbieter stellen können:

• Wie sieht der Onboarding-Prozess aus?
• Ist der Anbieter Eigentümer der Technologie oder lediglich ein Wiederverkäufer?
• Gibt es ein Customer-Success-Team?
• Welche Zeiten und Sprachen werden für den technischen Support angeboten?
• Wird die Software von erfahrenen Praktikerinnen und Praktikern vorangetrieben?
• Kann der Anbieter Ihr Programm durch maßgeschneiderte Beratungsleistungen vertiefend unterstützen?
• Werden Sie und Ihr Team durch geeignete Schulungen befähigt?

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Letztlich hilft Ihnen die Zusammenarbeit mit einem Team, das Ihre individuellen Herausforderungen und Ziele versteht, dabei, eine widerstandsfähigere Organisation aufzubauen.

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Suchen Sie ein Arbeitsbuch zur Bewertung von BCM-Software?

Nutzen Sie das BCM Vendor Evaluation Workbook, das eine robuste und effektive Methodik zur Unterstützung Ihrer Auswahl von BCM-Software bietet.

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Wir empfehlen außerdem, Ihre Lektüre mit dem BCM Software Selection Guide fortzusetzen. Dieser Leitfaden ist ein umfassendes Hilfsmittel, das Ihnen hilft, BCM-Software besser zu verstehen und die richtige Wahl für Ihre Organisation zu treffen. Erfahren Sie hier alles darüber.

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Bereit, Ihr BCMP zu automatisieren?

Wir hoffen, dass dieser Artikel Ihnen geholfen hat, Business-Continuity-Software besser zu verstehen und die passende Lösung für Ihre Organisation auszuwählen. Der nächste Schritt ist, aktiv zu werden!

Wenn Sie weitere Beratung wünschen, kontaktieren Sie gerne unser Team für eine persönliche Beratung.
Werfen Sie auch einen Blick auf unsere Business-Continuity-Management-Software ParaSolution!