Informe 2023 del BCI sobre Comunicación de Emergencias y Crisis – Desglose

El Business Continuity Institute lanzó recientemente su Informe 2023 sobre Comunicación de Emergencias y Crisis, en el que se identifican numerosas observaciones de gran interés.

‍

En este resumen, encontrarás los aspectos más destacados del informe sobre algunos de los hallazgos más relevantes, recopilados por los consultores en continuidad y resiliencia de Premier Continuum. Aprenderás más sobre:

• Las principales tendencias actuales en comunicación de emergencias y crisis.
• Las funcionalidades más utilizadas de las herramientas de comunicación de emergencias y crisis en el ámbito profesional.
• Los obstáculos más comunes que se encuentran en la comunicación de emergencias y crisis.
• Cómo un software de BCM como ParaSolution puede ayudarte a gestionar la comunicación de emergencias y crisis.

‍

Fuente: BCI Emergency and Crisis Communications Report 2023, publicado el 21 de febrero de 2023.

‍

1. Principales tendencias en comunicación de emergencias y crisis

‍

El 70,5 % de las organizaciones utiliza tecnología para gestionar las comunicaciones de crisis (+9,3 % interanual).

Se han alcanzado niveles históricos en el uso de herramientas digitales de comunicación de emergencias y crisis. De estas organizaciones, el 81,4 % utiliza soluciones SaaS (Software as a Service), mientras que el 18,6 % emplea software instalado localmente.

El informe también señala que «en 2023, el 78,2 % de las organizaciones que utilizaron soluciones SaaS como herramienta principal pudieron activar sus planes de comunicación de emergencia en menos de 30 minutos, en comparación con el 58,6 % de las organizaciones que utilizan soluciones locales».

‍

Los teléfonos móviles siguen siendo el dispositivo n.º 1 para gestionar las comunicaciones de emergencia:

• Teléfonos móviles: 95,9 %
• Computadoras/portátiles: 94,0 %
• Walkie-talkies/radios: 27,7 %
• Teléfonos de escritorio: 25,2 %
• Tabletas: 23,6 %

El uso de tabletas registró una disminución significativa de 11 puntos porcentuales en comparación con 2022 (34,6 %). Esta reducción está relacionada en parte con la disminución general del uso de tabletas.

‍

El correo electrónico sigue siendo el principal medio de comunicación en tiempos de crisis.

Entre los métodos de comunicación más utilizados se encuentran:

• Correo electrónico: 70,6 %
• Mensajería corporativa: 66,1 %
• Mensajes de texto / SMS: 56,1 %

Poco más de un tercio de las organizaciones utiliza software de gestión de comunicaciones de emergencia. Entre aquellas que no lo utilizan, la principal razón es la falta de un presupuesto definido (34,8 %). Otras indican que su organización es demasiado pequeña (15,7 %), y algunas señalan que no perciben las ventajas de este tipo de herramienta (13,5 %).

‍

Los fenómenos meteorológicos severos son el principal desencadenante de la activación de planes (49,4 %)

• Los brotes de enfermedades y epidemias descendieron al quinto lugar entre los desencadenantes más comunes, después de haber ocupado el primer puesto durante los dos últimos años.
• Un incidente relacionado con TI o telecomunicaciones fue el segundo evento de activación más frecuente, con un 43,3 % (frente al 42,0 % del año anterior).

‍

Encuesta rápida: En tu opinión, ¿qué son los “Golden 5 minutes”?
‍A) Un tiempo objetivo para escalar la información a la alta dirección
B) El período crucial para activar los planes de respuesta de comunicación de crisis
C) El tiempo ideal para responder a las solicitudes de los clientes

The right answer is B.

‍

Solo una de cada cuatro organizaciones logra cumplir con los “Golden 5 minutes”.

En la gestión de incidentes, los Golden 5 minutes representan el nuevo estándar que las organizaciones buscan alcanzar para activar sus planes de respuesta. Anteriormente, el objetivo era la “hora dorada”, pero hoy en día muchos programas de software especializados permiten activar los planes de manera mucho más rápida.

• El 92 % de las organizaciones puede activar sus planes de comunicación de emergencia en menos de 60 minutos.
• El 73 % puede hacerlo en menos de 30 minutos.
• Una de cada cuatro organizaciones ya es capaz de activar sus planes dentro de los cinco minutos dorados.

‍

2. ¿Qué organizaciones buscan herramientas de comunicación de emergencias y crisis?

‍

La capacidad de “alertar y organizar rápidamente a un gran número de personas” sigue siendo la funcionalidad más valorada de una herramienta de comunicación de emergencias (85,9 %).

Otras funcionalidades populares incluyen:

• Gestión de crisis: 46,1 %
• Habilitación de equipos de comunicación: 43,7 %
• Seguridad de los empleados: 41,8 %
• Planificación de emergencias: 34,5 %

‍

El 48,6 % de las organizaciones considera que la comunicación unidireccional / masiva es de importancia crítica.

Según el informe del BCI, las organizaciones también consideran la colaboración como un factor clave: «permitir que los equipos de expertos colaboren de forma sencilla y en tiempo real» (42,9 %), «intercambio constante de información para facilitar la toma de decisiones» (42,7 %) y «comunicaciones eficaces con equipos remotos» (35,6 %).

En resumen, la comunicación y la colaboración se consideran críticas o de gran importancia.

‍

3. Obstáculos para una comunicación de crisis eficaz

‍

La recopilación, validación y difusión de información precisa es el principal desafío durante la notificación y la gestión de crisis.

Entre los retos más destacados se encuentran: lograr que el personal siga los procedimientos planificados, mantener una visión clara de la situación y su estado actual y comunicarse eficazmente con el personal.

‍

El factor humano es una de las principales causas de fallos en el logro de los niveles de respuesta esperados:

• 46,2 % debido a la falta de información de contacto precisa del personal.
• 33,9 % por la falta de comprensión por parte de los destinatarios.
• 24,6 % por fallos en procesos manuales.

‍

Frecuencia de la capacitación

Según el BCI, «este año se ha producido un aumento en la frecuencia con la que las organizaciones realizan formaciones en comunicación de emergencias», con más de un tercio de las organizaciones (36,3 %) impartiendo formación dos veces al año o más (2022: 24,0 %).

Además, el 21,1 % de las organizaciones realiza ejercicios de sus planes dos veces al año, y el 40,7 % una vez al año.

‍

Obtén tu copia del informe: www.thebci.org

‍

Toda la información proviene del informe del BCI y todos los créditos corresponden al Business Continuity Institute (BCI).

‍

Cómo puede ayudar ParaSolution

Como software líder en gestión de la continuidad del negocio, ParaSolution ayuda a organizaciones de todos los sectores en la planificación y ejecución de medidas de gestión de crisis y respuesta a incidentes, incluida la activación de planes.

ParaSolution es capaz de identificar y abordar los requisitos de gestión de crisis y respuesta a incidentes de una organización. ParaSolution capacita a sus clientes para hacer lo siguiente, y mucho más:

• Orquestar una gestión eficiente del incidente o la crisis.
• Facilitar una visión situacional oportuna.
• Comprender qué equipos o actividades prioritarias se ven afectados por la situación.
• Alertar y movilizar a los distintos equipos de gestión de crisis y a los equipos de apoyo pertinentes.
• Aclarar roles y responsabilidades en caso de un incidente.
• Comunicarse de forma rápida y segura con los equipos y realizar el seguimiento de las tareas.
• Permitir el acceso a los planes incluso cuando la conectividad de red al entorno de TI de la organización ya no esté disponible.

‍

Contacta con nuestros expertos para obtener más información sobre el módulo de Gestión de Crisis y Notificación de Emergencias de ParaSolution.

‍

Toda la información proviene del informe del BCI y todos los créditos corresponden al Business Continuity Institute (BCI).